Co to jest dowód dostawy?

Dowód dostawy jest rodzajem dokumentu używanego w biznesie; często jest dostarczany z przesyłkami towarów i zawiera szczegóły tego, co zawiera przesyłka. Dowód dostawy może również zawierać informacje o tym, co nie jest zawarte w przesyłce, jeśli przedmioty zostały zamówione razem, ale niektóre nie dotarły. Dokument ten jest często wykorzystywany jako dowód zarówno dla klienta przyjmującego dostawę, jak i dla firmy dostarczającej towary; dokumentuje, że towary zostały dostarczone, a także, że klient je zaakceptował. Ważne jest, aby firmy prowadziły dobrą dokumentację tego rodzaju dokumentów na wypadek rozbieżności.

Chociaż konkretny szablon dla każdego dowodu dostawy może być inny, większość firm zawiera podobne informacje na każdym z nich. Obejmuje to nazwę i adres firmy dostarczającej towary, a także nazwę i adres firmy je przyjmującej. Może również zawierać opisy pozycji dla każdego elementu zawartego w przesyłce, ilość elementów, a czasami informacje o cenie. Zazwyczaj podaje się także datę zamówienia oraz datę dostawy. Osoba odbierająca przesyłkę może wówczas mieć możliwość sprawdzenia przesyłki i sprawdzenia dowodu dostawy, aby upewnić się, że są one zgodne, a następnie podpisania dokumentu; każda osoba otrzyma następnie kopię swojej dokumentacji.

W takich przypadkach dowód dostawy pomaga chronić obie strony uczestniczące w transakcji. Jeśli list jest podpisany, nikt nie może wrócić i powiedzieć, że nie otrzymał dostawy lub że przesyłka się nie zgadza. Jest to ważne w biznesie i jest łatwym sposobem zapobiegania sporom, które w innym przypadku mogłyby stać się dość kosztowne. Jeśli niektóre produkty zostały zamówione, ale nie zostały uwzględnione w wysyłce, jest to zwykle wymienione również w potwierdzeniu dostawy, prawdopodobnie z przewidywaną przyszłą datą dostawy.

W przypadku niektórych firm dowód dostawy jest równoznaczny z fakturą, a klient otrzymujący ten dokument będzie musiał zapłacić. Niektóre będą wymagać natychmiastowej płatności, podczas gdy inne umożliwią przyszłe płatności i fakturowanie. Jest to jednak mniej powszechne i większość firm wyśle ​​osobno faktury lub rachunki za towary i usługi. Dla firm, które chcą stworzyć własne dowody dostawy do wysyłki, istnieje wiele bezpłatnych szablonów dostępnych online, które można dostosować w wielu różnych programach komputerowych, a następnie po prostu wydrukować i skopiować w celu dalszego użytkowania.