Co to jest rachunek dokumentalny?

Dokument ten, znany również jako projekt dokumentu, jest rodzajem weksla, który często jest zawarty w dokumentacji wymaganej do prowadzenia pewnego rodzaju handlu międzynarodowego. Ten typ dokumentu służy do dostarczenia prostej faktury, która może być wykorzystana do złożenia wezwania do zapłaty za zamówienie. Treść dokumentu musi być zgodna z przepisami handlowymi obowiązującymi zarówno w kraju pochodzenia, jak i kraju, w którym mieszka kupujący. Zazwyczaj szczegóły znajdujące się na szkicu dokumentu są pobierane bezpośrednio z informacji zawartych w innych dokumentach dotyczących zamówienia.

Dokument ma na celu przedstawienie przeglądu zamówienia, a także dostarczenie kupującemu dokumentu, który może być wykorzystany jako upoważnienie do przedłużenia płatności za to zamówienie. Zazwyczaj szczegóły znajdujące się na liście przewozowym zawierają informacje, które znajdują odzwierciedlenie również w innych dokumentach przygotowanych na zamówienie, takich jak list przewozowy, zaświadczenie o ubezpieczeniu zabezpieczone dla zamówienia oraz dokument znany jako świadectwo pochodzenia, który wyraźnie identyfikuje sprzedawcę i odpowiednie informacje o towarach oferowanych przez tego sprzedawcę. W pewnym sensie rachunek służy do przedstawienia podsumowania transakcji poprzez wykorzystanie kluczowych informacji zawartych w innych dokumentach uzupełniających.

Odpowiednio spreparowany dokument pozwala na bezproblemowe przejście towarów przez urzędy celne i inne punkty kontrolne. Tak długo, jak informacje na rachunku są zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami handlowymi i zgadzają się z danymi znajdującymi się na innych dokumentach zawartych wraz z wysyłką, towary mogą dotrzeć do miejsca przeznaczenia z niewielką przerwą w procesie. Upewnienie się, że dokument jest dokładny i kompletny, zwiększy szanse, że przesyłka dotrze w terminie określonym przez kupującego.

Nie ma jednej uniwersalnej struktury dla dokumentu. Dokładna treść dokumentu będzie zależeć od przepisów handlowych dotyczących zarówno kraju, w którym znajduje się sprzedawca, jak i kraju, w którym kupujący ostatecznie otrzyma zamówiony towar. W tym celu struktura rachunku będzie wymagała uwzględnienia wszelkich wymagań urzędów celnych na każdym końcu procesu wysyłki. Jednocześnie uwzględnienie wszelkich przepisów dotyczących trybu lub rodzajów transportu używanych do transportu zamówienia wpłynie również na rodzaj informacji zawartych w projekcie. Na przykład, jeśli przesyłka zostanie przetransportowana kombinacją koleją, łodzią i powietrzem, wszelkie szczególne wymagania dotyczące informacji istotnych dla tych trzech rodzajów transportu zostaną wzięte pod uwagę przy sporządzaniu rachunku dokumentacyjnego.