Co to jest schemat procesu?

Schemat procesu to schemat, który wykorzystuje zarówno tekst, jak i symbole, aby pokazać działania wymagane do ukończenia danego procesu. Ten typ wykresu określa każdy krok w porządku chronologicznym, z symbolami wskazującymi początek i koniec procesu, a także podejmowane po drodze decyzje i działania. Schemat procesu jest przydatny do wizualizacji omawianej procedury i identyfikacji obszarów słabości.

Symbole przebiegu procesu zazwyczaj obejmują trzy różne kształty. Owal jest używany do oznaczenia początkowego i końcowego punktu procesu. Prostokąt wskazuje działania, a diament oznacza decyzję. Każdy kształt jest połączony z innymi kształtami strzałką, która prowadzi widza od jednego procesu do drugiego. Każdy kształt zawiera słowa opisujące ten etap procesu.

Schemat procesu zwykle ma jeden punkt początkowy. Może to być oznaczone jako „Start” lub może wskazywać cel mapy, na przykład „Wezwanie obsługi klienta”. Od tego momentu strzałki będą prowadzić do możliwych działań lub decyzji. Kontynuując poprzedni przykład, schemat procesu obsługi połączeń z obsługą klienta może zawierać pytania, które należy zadać dzwoniącemu, takie jak „Na jakim systemie operujesz?” Każde pytanie rozgałęzi się na możliwe odpowiedzi. Odpowiedzi te mogą prowadzić do kolejnego pytania w celu dalszego wyjaśnienia problemu lub rozwiązania, które skutecznie osiągnie cel zaproszenia.

Po serii decyzji i działań schemat procesu ostatecznie doprowadzi do punktu końcowego. Niektóre wykresy będą miały jeden początek i koniec, podczas gdy inne mogą prowadzić do wielu wniosków. Telefon do działu obsługi klienta może zakończyć się szeregiem rozwiązań odpowiednich dla problemu. Tabela może się tam kończyć lub wskazywać każde rozwiązanie innej akcji, na przykład monit o wypełnienie ankiety na temat skuteczności usługi.

Działania lub decyzje dotyczące więcej niż jednego scenariusza nie pojawią się wiele razy na schemacie procesu. Proces jednoczenia pojawi się jeden raz z wieloma strzałkami prowadzącymi do niego. Jeśli ostateczny cel schematu blokowego jest taki sam, niezależnie od procesu, owal oznaczający punkt końcowy wykresu można prześledzić z powrotem do wielu działań lub decyzji.

Schemat procesu jest użytecznym narzędziem dla firm, ponieważ może zapewnić obraz działań, które są podejmowane w trakcie procesu. Jeśli proces wydaje się zbyt skomplikowany, ta tabela pomoże zidentyfikować słabe punkty, w których można go wyjaśnić lub ulepszyć. Schemat procesu jest również przydatny przy podejmowaniu decyzji. Zapewnia łatwe do odczytania instrukcje postępowania zgodnie z właściwą procedurą w różnych sytuacjach.