Co to jest front office?
Front office to oznaczenie określające obszar działalności, w którym współpracują klienci i personel firmy. Biura frontowe są zwykle nazywane tak, ponieważ znajdują się na froncie lub przy wejściu do firmy, zapewniając klientom łatwy dostęp do pracowników biurowych. Ta istotna część firmy może służyć wielu celom, w zależności od firmy, i często jest najlepszym miejscem do uzyskania wszelkich informacji związanych z klientem.
W biurach frontowych może znajdować się recepcja z sekretarką lub pracownikiem administracyjnym. To główne biuro może oferować pomoc przychodzącym klientom lub klientom i może kierować zapytania do odpowiednich pracowników. Alternatywnie, cały personel w dziale może zostać przeszkolony w zakresie obsługi klienta; ponieważ pracownicy front office mogą mieć wiele obowiązków, przeszkolenie ich w zakresie obsługi klienta oznacza, że prawie zawsze ktoś będzie dostępny, aby pomóc klientowi.
Oprócz tego, że jest punktem kontaktowym dla klientów, obszar ten może również służyć jako główny ośrodek komunikacji dla całej firmy. Pracownicy biurowi często pełnią funkcje sekretarskie i mogą być odpowiedzialni za przyjmowanie wiadomości, obsługę zamówień i przekazywanie informacji do różnych działów. Wiele front office współpracuje z działami sprzedaży i marketingu w celu tworzenia i rozpowszechniania informacji wśród klientów.
W zależności od wielkości i funkcji firmy, front office może służyć jako podstawa wszystkich transakcji. Pracownicy w tym obszarze mogą obsługiwać codzienne sortowanie i dystrybucję poczty, świadczyć usługi kopiowania i faksowania innym działom, pracować bezpośrednio z klientami i wykonywać obowiązki wprowadzania danych. Typowy pracownik na tym stanowisku będzie miał połączenie umiejętności obsługi klienta i umiejętności biurowych. Umiejętności organizacyjne, znajomość obsługi komputera i pisanie na klawiaturze są często niezbędne do przetrwania gorączkowej atmosfery tego obszaru.
Front office może również służyć jako dom dla maszyn biurowych. Typowymi urządzeniami znajdującymi się w recepcji są kopiarki, faksy, telefony wieloliniowe, urządzenia do wysyłki i skalowania poczty i komputery biurowe. Wielu ekspertów front office sugeruje, że mądrze jest poprosić pracowników front office o pomoc przed próbą użycia któregokolwiek z tych komputerów; zepsuta lub zablokowana maszyna może powodować godziny bólu głowy i spowolnienie produkcji dla całej firmy.
Osoba odpowiedzialna za ten obszar energetyczny może mieć wiele różnych tytułów, takich jak naczelny sekretarz, kierownik biura, kierownik biura lub administrator. Osoba ta jest generalnie odpowiedzialna za szkolenie asystentów i zarządzanie nimi oraz pełni funkcję kierownika działu. Menedżerowie front office zazwyczaj mają doskonałe umiejętności menedżerskie, a także jasne zrozumienie firmy i jej funkcji.