Co to jest proces funkcjonalny?
Proces funkcjonalny to najniższa część obszaru funkcjonalnego firmy, którym może być dział biznesowy, taki jak księgowość, produkcja lub sprzedaż i marketing. Proces po prostu reprezentuje sposób, w jaki osoba wykonuje określone zadanie. Na przykład w przypadku zobowiązań - które są czynnością funkcjonalną w obszarze funkcjonalnym - proces funkcjonalny może polegać na dopasowaniu faktur od dostawcy do otrzymania biletów, a następnie zamówień zakupu. Dopiero po zakończeniu procesu organ sprawujący nadzór księgowy autoryzuje płatność należną dostawcy. Zasadniczo firma nie ma końca ilości procesów w operacjach biznesowych, a każdy dział zależy od określonej ilości w celu prawidłowego wykonania usług, działań i zadań, które prowadzą do zysków.
Firmy zazwyczaj przeglądają każde działanie w pewnym momencie, aby upewnić się, że proces funkcjonalny służy firmie w najlepszy możliwy sposób. Przeglądy te mogą spowodować zmiany w procesie, które usprawnią go oraz sposób prowadzenia działalności przez firmę. Zazwyczaj żaden proces nie jest wstrzymywany przed procesem przeglądu. Dodanie nowej firmy, menedżera lub właściciela może uruchomić ten proces przeglądu. W niektórych przypadkach firma może dążyć do ograniczenia procesów w celu zwiększenia wydajności działania i działu. Zmiana ta może również prowadzić do większej rentowności firmy, ponieważ zmniejsza koszty.
W niektórych przypadkach możliwe jest podzielenie procesu funkcjonalnego na dwie oddzielne części: funkcjonalną lub procesową. Tworzenie firmy w oparciu o koncepcje funkcjonalne często poszukuje rozwiązań opartych na kompetencjach lub wydajnych działaniach, które są łatwe do zmierzenia i zrozumienia. Minusem funkcjonalnego miejsca pracy może być brak bezpośredniego zarządzania w niektórych obszarach, trudności ze zmianą procesu oraz niemożność dokonania optymalnych wyborów. Firma musi zdecydować, czy proces funkcjonalny jest najlepszy dla jego działania. Nie ma jednego działania, które działałoby z pełną wydajnością przez 100 procent czasu.
Procesowe środowisko biznesowe koncentruje się na myśleniu zewnętrznym, ograniczeniu interakcji między działami i odpowiedzialności od początku do końca. W większości przypadków to środowisko biznesowe tworzy wysoce podzielone miejsce pracy. Chociaż nie całkiem zły, proces ten może powodować rozdrobnienie działów, złożone procesy, mniej kontroli i równowagi lub utratę ekonomii skali. Firmy muszą ciężko pracować, aby pokonać tę ekstremalną segmentację. Nieprzestrzeganie tego może spowodować mniejszą komunikację w miejscu pracy.