Co to jest rekord funkcjonalny?

Rekord funkcjonalny, zwany także rekordem operacyjnym, to pisemny dokument przedstawiający działania firmy i otaczające ją wydarzenia. Zapisuje określone informacje w określonym formacie, ale nie jest rejestrem administracyjnym. Ten typ dokumentu jest najczęściej tworzony w momencie wystąpienia działania lub w jego pobliżu i zwykle jest uważany za najbardziej niezawodną wersję zdarzeń, ponieważ jest tworzony w pobliżu informacji, które przedstawia.

Firmy prowadzą dokumentację, aby mogły działać bardziej wydajnie, składać sprawozdania z działalności inwestorom i agencjom rządowym oraz oceniać wyniki na tle historycznym. Wiele formularzy tworzonych przez firmę w celu prowadzenia dokumentacji ma charakter administracyjny, na przykład karty kontaktowe pracowników. Te formularze dokumentują standardowe operacje biurowe i rzeczy, których menedżerowie oczekują, że będą się powtarzać regularnie.

Często firmy muszą przechwytywać informacje, które nie są administracyjne ani standardowe. Informacje te są często unikatowe w czasie, chociaż sposób ich rejestrowania może być jednolity. Aby udokumentować te informacje, firma używa rekordu funkcjonalnego lub pisemnego zapisu tego, co się wydarzyło, co umożliwia mu jednoczesne założenie konta i w razie potrzeby odzyskanie informacji w przyszłości.

Istnieje wiele różnych rodzajów rekordów funkcjonalnych. Być może najłatwiejszym sposobem na zrozumienie zastosowania tego rodzaju narzędzia jest zbadanie kilku typowych przykładów. Raport z incydentu jest rodzajem zapisu funkcjonalnego. Firmy często wymagają od pracowników wypełnienia raportu z incydentu, który dokładnie opisuje, co się stało, jeśli pracownik lub klient odniesie obrażenia na miejscu lub podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Ten rekord funkcjonalny jest wypełniany tylko wtedy, gdy jest potrzebny, ale ma kluczowe znaczenie, ponieważ dokumentuje zdarzenia słowami zaangażowanych osób, w czasie zbliżonym do momentu, w którym zdarzenie miało miejsce.

Innym rodzajem rekordów funkcjonalnych jest formularz opinii klienta. Nie każdy klient wypełni formularz informacji zwrotnej, a klient zwykle zrobi to tylko wtedy, gdy będzie miał coś konkretnego do powiedzenia na temat bieżącej usługi. Formularz opinii jest funkcjonalnym zapisem, ponieważ dokumentuje wyjątkowe wydarzenie, które wydarzyło się w określonym czasie, słowami zaangażowanej osoby.

Bilet na podróż to rekord funkcjonalny, który jest wypełniany częściej. Często firma każe kierowcom wypełnić raport ze szczegółami podróży za każdym razem, gdy kierowca wyjmie pojazd służbowy. W ten sposób, jeśli menedżer musi odpowiedzieć na pytania dotyczące działania pojazdu, które miały miejsce w przeszłości, ma on jednocześnie przygotowane przez kierowcę sprawozdanie z działalności do przejrzenia.

Dokumentacja funkcjonalna może zapewnić firmie ochronę przed odpowiedzialnością. Klienci i pracownicy często mają lata na wniesienie pozwu przeciwko firmie z powodu szeregu wykroczeń cywilnych. Bez jednoczesnego zapisu wydarzeń trudno byłoby firmie udowodnić, co dokładnie wydarzyło się w przeszłości.