Co to jest spotkanie inaugurujące?
Spotkanie inauguracyjne to spotkanie, podczas którego wszyscy odpowiedzialni członkowie zespołu zostają poinformowani o nowym projekcie. Działania mogą obejmować dyskusję na temat zamiarów projektu, ustalenie harmonogramu, podział kosztów i ograniczeń budżetowych oraz przypisanie obowiązków projektowych. Spotkania inauguracyjne często obejmują członków zespołu z kilku obszarów funkcjonalnych, a czasami mogą również obejmować przedstawiciela klienta.
Spotkanie inauguracyjne ma na celu zapewnienie, że projekt przebiega tak płynnie, jak to możliwe, upewniając się, że wszyscy członkowie zespołu znajdują się na tej samej stronie. Spotkania takie są okazją dla kierownika projektu do wymiany informacji o projekcie. Może to obejmować twarde fakty, takie jak termin realizacji projektu, specyfikacje i budżet, ale może również zawierać miękkie informacje, takie jak dziwactwa i preferencje klientów.
Kierownik projektu często odpowiada za zorganizowanie spotkania inauguracyjnego. Zwykle bierze na siebie odpowiedzialność za ustalenie i przestrzeganie planu. Obejmuje to zaplanowanie czasu, w którym wszystkie wymagane strony mogą się spotkać; rezerwowanie lokalizacji; aw przypadku długich spotkań, które odbywają się podczas przerwy w połowie dnia, zamawianie usługi obiadowej dla członków zespołu.
Podczas spotkania kierownik projektu sporządzi dokładne notatki na temat wszystkich omawianych kwestii, podjętych decyzji i pytań, na które należy odpowiedzieć w późniejszym terminie. Będzie odpowiedzialna za upewnienie się, że wszystkie zainteresowane strony zgadzają się na warunki, terminy i koszty oraz że w pełni rozumieją, co jest od nich wymagane. Następnie kierownik projektu powinien niezwłocznie przekazać jasne, zwięzłe notatki ze spotkania.
Jedną z najważniejszych funkcji spotkania inauguracyjnego jest ustalenie listy rezultatów. To jest lista wszystkich pozycji ze względu na klienta i konkretne działania potrzebne do spełnienia każdego rezultatu. Na przykład, klient może dostarczyć znak wejścia do lokalizacji detalicznej. Aby to osiągnąć, znak musi zostać zaprojektowany, materiały muszą być pozyskane i zamówione, muszą zostać wyprodukowane, jakość musi zostać zweryfikowana, a znak musi zostać wysłany i / lub zainstalowany. Specjalista ds. Zakupów nie może zamówić materiałów, dopóki projektant nie zaprojektuje znaku, a jeśli którykolwiek z tych kroków nie zostanie ukończony zgodnie z harmonogramem, instalator nie będzie w stanie dotrzymać terminu.
Przypisywanie zadań jest bardzo ważne dla całego procesu, dlatego notatki ze spotkania inauguracyjnego powinny zawierać listę działań, terminów i odpowiedzialnych stron. Jeśli którakolwiek ze stron ma problem z terminami, specyfikacjami lub cenami, spotkanie inauguracyjne jest czasem, aby je poruszyć. Spotkanie to zapewnia otwarte forum dla wszystkich zaangażowanych stron, aby zapewnić im to, czego potrzebują, aby zrealizować udany projekt.