Co to jest spotkanie rozpoczynające?
Spotkanie rozpoczynającego to spotkanie, na którym wszyscy odpowiedzialni członkowie zespołu są poinformowani o nowym projekcie. Działania mogą obejmować omówienie zamiaru projektu, ustanowienie harmonogramu, dzielenie się ograniczeniami kosztów i budżetu oraz przypisanie obowiązków projektu. Spotkania początkowe często obejmują członków zespołu w kilku obszarach funkcjonalnych i mogą również czasami obejmować przedstawiciela klienta.
Celem spotkania rozpoczęcia jest zapewnienie, że projekt przebiega tak płynnie, jak to możliwe, upewniając się, że wszyscy członkowie zespołu są na tej samej stronie. Takie spotkania są okazją dla kierownika projektu do udostępnienia informacji o projekcie. Może to obejmować twarde fakty, takie jak termin projektu, specyfikacje i budżet, ale może również zawierać miękkie informacje, takie jak dziwactwa i preferencje klientów.
Kierownik projektu jest często odpowiedzialny za założenie spotkania rozpoczęcia. Zazwyczaj podejmuje własność ustanawiania i przestrzegania programu. Obejmuje to planowanie czasu w WHIch wszystkie wymagane strony mogą się spotkać; rezerwowanie lokalizacji; a w przypadku długich spotkań, które odbywają się podczas przerwy w ciągu dnia, zamawiając na lunch członków zespołu.
Podczas spotkania kierownik projektu zrobi ostrożne notatki na temat wszystkich omawianych pozycji, podjętych decyzji i na pytania, na które należy odpowiedzieć w późniejszym terminie. Będzie odpowiedzialna za zapewnienie, że wszyscy interesariusze zgodzą się na warunki, harmonogramy i koszty oraz że w pełni zrozumieją, co jest od nich wymagane. Następnie kierownik projektu powinien niezwłocznie rozpowszechniać jasne, zwięzłe notatki ze spotkania.
Jedną z najważniejszych funkcji spotkania rozpoczęcia jest ustalenie listy rezultatów. Jest to lista wszystkich elementów z powodu klienta i konkretnych działań potrzebnych do spełnienia każdego dostawcy. Na przykład dostawcą klienta może być stworzenie znaku wejściowego dla lokalizacji detalicznej. Aby to osiągnąć,Znak musi być zaprojektowany, materiały muszą być pozyskiwane i zamówione, należy je wyprodukować, jakość musi zostać zweryfikowana, a znak musi być wysłany i/lub zainstalowany. Specjalista ds. Zamówień nie może zamówić materiałów, dopóki projektant nie zaprojektuje znaku, a jeśli którykolwiek z tych kroków nie zostanie zakończony zgodnie z harmonogramem, instalator nie będzie w stanie spełnić terminu.
Przypisywanie zadań jest bardzo ważne dla tego procesu, dlatego notatki spotkania na spotkanie rozpoczęte powinny zawierać listę elementów działania, terminów i odpowiedzialnych stron. Jeśli jakakolwiek strona ma problem z odpowiednimi datami, specyfikacjami lub cenami, spotkanie rozpoczynającego to czas, aby je poruszyć. To spotkanie stanowi otwarte forum dla wszystkich zaangażowanych stron, aby upewnić się, że otrzymają to, czego potrzebują, aby stworzyć udany projekt.