Co to jest strumień pocztowy?

Strumień pocztowy to suma dokumentów, paczek i korespondencji elektronicznej, która przemieszcza się przez firmę lub dom. Termin ten jest częściej używany w świecie korporacyjnym, zwykle w kontekście uczenia się, jak zarządzać dużym strumieniem poczty dostarczanym przez dużą firmę. Kilka firm specjalizuje się w usługach przesyłania pocztą, oferując sposoby poprawy wydajności na każdym etapie procesu wysyłkowego. Dla firm specjalizujących się w marketingu niezwykle ważne jest stworzenie usprawnionego systemu wysyłkowego.

Oprócz samej poczty, strumień poczty obejmuje kolejne kroki. Obejmuje to tworzenie dokumentów, obsługę poczty, archiwizowanie, przetwarzanie i wszystkie inne zadania związane ze strumieniem poczty. Od momentu utworzenia dokumentu do momentu opuszczenia firmy jest on dołączany do strumienia pocztowego. Z drugiej strony równania, z chwilą, gdy korespondencja trafi do firmy, staje się również częścią strumienia pocztowego, dopóki nie zostanie odpowiednio przetworzona.

Rachunki, paczki, korespondencja osobista, materiały marketingowe i dokumenty cyfrowe są częścią strumienia pocztowego. Podczas gdy pojedyncze osoby są w stanie samodzielnie zarządzać pocztą, firma zazwyczaj musi wdrożyć system. Większość firm codziennie wysyła duże ilości materiałów, kierując pocztę w całej firmie przez centralną pocztę. Niektóre ze środków podejmowanych w celu wygładzenia strumienia pocztowego obejmują stosowanie znormalizowanych kopert, sortowanie poczty przed jej wysłaniem, aby firma mogła otrzymywać hurtowe ceny wysyłki oraz używanie programów komputerowych do zarządzania pocztą. Poczta przychodząca jest przetwarzana i dostarczana przez pracowników biura pocztowego.

W dziedzinie komunikacji elektronicznej wiele firm korzysta z usług filtrowania i sortowania o dużej mocy do organizowania poczty, zanim dotrze ona do miejsca docelowego. Zazwyczaj programy te filtrują wirusy i niechciane materiały przed upewnieniem się, że komunikacja cyfrowa dociera do właściwej osoby. Wiele firm korzysta również z cyfrowego strumienia pocztowego do wysyłania promocyjnych wiadomości e-mail do klientów, ponieważ marketing bezpośredni za pomocą mediów cyfrowych jest znacznie tańszy niż fizyczna poczta bezpośrednia.

Prowadząc dobrą dokumentację strumienia pocztowego, firma może zaoferować lepszą obsługę klienta i klienta. Większość firm ma również problemy z synchronizacją komunikacji cyfrowej i fizycznej. Korespondencja cyfrowa ma znacznie krótszy czas opóźnienia niż fizyczna. Dla klientów może to być irytujące lub denerwujące, jeśli dokumentacja firmy nie jest aktualizowana. W firmie z zsynchronizowanym i zorganizowanym strumieniem poczty przedstawiciel firmy może wyszukać klienta i śledzić całą korespondencję firmy z nim, co znacznie ułatwia interakcje z klientem.