Co to jest system spotkań?
System spotkań jest techniką stosowaną do sprawniejszego organizowania spotkań, konferencji lub innych spotkań osób, podejmowania wspólnie uzgodnionych decyzji lub w inny sposób osiągnięcia celu. Istnieje wiele różnych systemów spotkań, które są dostępne dla firm, grup lub organów rządowych w celu skutecznego ułatwienia spotkań. O używanym systemie spotkań często decyduje zarząd firmy lub uzgadnia się większością głosów w grupie. System może być ustrukturyzowany lub nieustrukturyzowany i często jest związany pewnymi zasadami i ograniczeniami czasowymi.
„Regulamin porządku Roberta” to wspólny system spotkań, z którego korzysta wiele firm i organów parlamentarnych. System został opracowany na początku XX wieku i stosuje szereg zasad dotyczących sposobu prowadzenia spotkania. Spotkania odbywające się zgodnie z Regułami Porządku Roberta często mają przewodniczącego lub prezydenta, który nadzoruje wydarzenia. Reguły określają, kto zabiera głos, jak długo dana osoba zabiera głos, jak głosuje się nad poszczególnymi elementami oraz kolejność wydarzeń na spotkaniu. System może być modyfikowany w celu zaspokojenia potrzeb firmy lub zmieniany przez podmiot rządowy, który go używa. Zaletą tego rodzaju systemu jest to, że często zapobiega monopolizacji długich debat na czas na spotkaniach i zapewnia uporządkowany proces realizacji celów. Wadą jest to, że reguły są złożone i długie, dlatego wielu pracowników może nie znać całego systemu.
Otwarta przestrzeń to system spotkań, który jest znacznie mniej ustrukturyzowany i często jest używany przez firmę podczas konferencji, rekolekcji, a nawet cotygodniowego spotkania pracowników. W ramach tego systemu uczestnicy otrzymują na początku cel lub wiele celów. Uczestniczące osoby dzielą się następnie na grupy i wykorzystują procesy twórcze, aby osiągnąć cel w trakcie wydarzenia. System spotkań typu open space skutecznie angażuje większość pracowników lub uczestników w proces, ale brak struktury w tym systemie może nie być odpowiedni dla każdej firmy.
Firmy zatrudniające pracowników w wielu lokalizacjach geograficznych często mogą korzystać z internetowego systemu spotkań. Strony internetowe lub programy pozwalają osobie organizować spotkanie przez Internet. Programy te często mają system głosowania, który można wykorzystać do decydowania o problemach i umożliwić uczestnikom uczestnictwo za pośrednictwem czatu internetowego lub technologii głosowej. Gospodarz może używać tego systemu spotkań do wyciszania połączeń telefonicznych od uczestników oraz decydowania o kolejności wydarzeń i kto może mówić, kiedy. Systemy te często pozwalają użytkownikom tworzyć prezentacje PowerPoint, wyświetlać filmy i korzystać z technologii udostępniania ekranu w celach szkoleniowych i osiągać inne cele spotkań.