Co to jest biuro bez papieru?
Biuro bez papieru to środowisko pracy, w którym większość lub wszystkie dokumenty są w formie cyfrowej, przechowywane elektronicznie i łatwo dostępne. Opiera się na założeniu, że wiele wcześniejszych papierowych funkcji tradycyjnych biur uległo digitalizacji. Gdy komputery stały się wszechobecne w zachodnim środowisku pracy, liderzy opinii zaczęli wyobrażać sobie miejsce pracy, w którym cyfrowa działalność biznesowa nie tylko usprawniłaby proces biznesowy, ale także w dużej mierze wyeliminowała potrzebę papieru.
Podstawową ideą leżącą u podstaw biura elektronicznego jest to, że w większości przypadków iw większości branż dokumenty nie muszą być drukowane. Na przykład umowy można tworzyć w jednym biurze, przesyłać stronom pocztą elektroniczną i podpisywać elektronicznie, przy czym każda ze stron zapewnia uwierzytelnioną kopię podpisanego dokumentu. Plany mogą być przechowywane i dostępne online, a postęp budowy śledzony cyfrowo. Restauracje mogą usprawnić swoją działalność i zminimalizować błędy poprzez digitalizację swoich systemów zamawiania żywności. Większość firm przeprowadza przynajmniej część swoich transakcji finansowych drogą elektroniczną.
Oprócz zwykłego zmniejszenia ilości papieru w miejscu pracy znaczącą zaletą digitalizacji dokumentów jest to, że najnowsza wersja jest natychmiast dostępna dla wszystkich. Dostęp do dokładnych, aktualnych informacji ma szczególne znaczenie w opiece zdrowotnej, gdzie zapisy pacjentów tradycyjnie przechowywane są w aktach papierowych w różnych lokalizacjach. Potencjalny błąd jest znaczny, gdy zależy od takich plików. Jednak niektórzy pacjenci przenoszą swoje istotne dane medyczne na cyfrowe urządzenie pamięci, które jest aktualizowane za każdym razem, gdy odwiedzają pracownika służby zdrowia. Urządzenia te, odzwierciedlone w zapisach przechowywanych w centralnej bazie danych, stanowią istotny wkład w zmniejszenie uzależnienia pracowników służby zdrowia od papieru i podatności na związane z tym problemy.
W porównaniu z zapisami cyfrowymi papier ma wiele wad. Dokumenty papierowe wymagają znacznej ilości czasu personelu do obsługi - tworzenia dokumentów, a następnie ich przechowywania i wyszukiwania. Mailing dodaje kolejną warstwę czasu i pieniędzy do obsługi papieru. Dokumenty papierowe muszą być również przechowywane, alfabetycznie lub według daty utworzenia, a jedynym sposobem na odzyskanie dokumentu papierowego jest poznanie sposobu jego przechowywania. Ponadto menedżerowie doskonale zdają sobie sprawę, że źle wprowadzony dokument jest często dokumentem zagubionym.
Jedną z najważniejszych przeszkód dla biura elektronicznego jest czynnik ludzki - to znaczy, że większość firm tradycyjnie była zorientowana na papier i trudno jest zmienić stare nawyki. Na przykład wiele dokumentów elektronicznych jest często drukowanych i archiwizowanych zwyczajnie. Ponadto rosnące wyrafinowanie i możliwości drukarek i urządzeń kopiujących umożliwia drukowanie dokumentów o jakości, która wcześniej była dostępna tylko w drukarkach komercyjnych, ale za ułamek ich kosztów. Doprowadziło to do ogólnoświatowego szału drukarskiego; Szacuje się, że od czasu, kiedy biuro elektroniczne zostało wydane po raz pierwszy do 2000 roku, globalna produkcja wszelkiego rodzaju dokumentów papierowych podwoiła się. Od tego czasu jednak produkcja wyrównała się, a następnie zaczęła spadać.
Wdrożenie biur elektronicznych nie może przynieść pożądanych korzyści środowiskowych. Produkcja papieru przyczynia się zarówno do wylesiania, jak i zanieczyszczenia, a także do produkcji gazów cieplarnianych, o których mówi się, że nasilają globalne ocieplenie. Ponadto tusze używane do produkcji samych dokumentów mogą zawierać szkodliwe składniki, które objętościowo mają również niekorzystny wpływ na środowisko.
Wiele archiwów można zdigitalizować, a przedsiębiorstwa wdrażające programy bez dokumentów elektronicznych skanują istniejące zapisy papierowe w ramach tych programów. Wiele firm odkryło, że przechowują wiele niepotrzebnych dokumentów papierowych, takich jak kopie miesięcznych wyciągów wysyłanych do klientów. Oprócz zmniejszenia ilości przechowywanych dokumentów papierowych organizacje, które przeszły programy digitalizacji, były w stanie poświęcić miejsce na cele inne niż przechowywanie dokumentów.