Co to jest biuro bez papieru?

Biuro bez papieru to środowisko pracy, które działa z większością lub wszystkich jego dokumentów w formie cyfrowej, przechowywanym elektronicznie i łatwo dostępnym. Opiera się na idei, że wiele wcześniejszych funkcji tradycyjnych biur zostało zdigitalizowanych. Gdy komputery stały się wszechobecne w zachodnim środowisku pracy, liderzy opinii zaczęli wyobrażać sobie miejsce pracy, w którym prowadzenie biznesu cyfrowo nie tylko usprawniłyby proces biznesowy, ale w dużej mierze wyeliminowałby potrzebę papieru.

Podstawowym pomysłem leżącym u podstaw biura bez papieru jest to, że w większości przypadków i w większości branż dokumenty nie trzeba wydrukować. Na przykład umowy mogą być utworzone w jednym biurze, e -mailem do stron i podpisywane elektronicznie, a każda ze stron dostarcza uwierzytelnioną kopię podpisanego dokumentu. Plany można przechowywać i uzyskać dostęp online, a postęp budowlany jest śledzony cyfrowo. Restauracje mogą usprawnić ich działalność i minimalizować błędy poprzez digitalizację jedzeniasystemy zamawiania. Większość firm prowadzi przynajmniej niektóre z ich transakcji finansowych elektronicznie.

Oprócz po prostu zmniejszenia objętości papieru w miejscu pracy, znaczącą zaletą dokumentów digitalizacji jest to, że najnowsza wersja jest natychmiastowa dla wszystkich. Dostęp do dokładnych, aktualnych informacji jest szczególnie kluczowy w opiece zdrowotnej, w której zapisy pacjentów tradycyjnie utrzymywano w plikach papierowych w różnych lokalizacjach. Potencjał błędu jest znaczny w zależności od takich plików. Jednak niektórzy pacjenci noszą swoje istotne dane medyczne na cyfrowym urządzeniu do przechowywania, które są aktualizowane za każdym razem, gdy odwiedzają pracownika służby zdrowia. Urządzenia te, odzwierciedlone przez rekordy prowadzone w centralnej bazie danych, stanowią znaczący wkład w zmniejszenie polegania na pracownikach opieki zdrowotnej na papierze i podatności na związane z nim problemy.

PorównajD do cyfrowych rekordów, papier ma wiele wad. Dokumenty papierowe wymagają znacznej ilości czasu personelu na obsługę - tworzenie dokumentów, a następnie przechowywanie i pobieranie. Mailing dodaje kolejną warstwę czasu i pieniędzy do obsługi papieru. Dokumenty papierowe muszą być również przechowywane, alfabetycznie, czy według daty stworzenia, a jedynym sposobem na pobranie dokumentu papierowego jest wiedza o tym, jak został przechowywany. Ponadto menedżerowie są doskonale świadomi, że błędny dokument jest często utraconym dokumentem.

Jedną z najważniejszych przeszkód w biurze bez papieru jest czynnik ludzki-to znaczy, że większość firm tradycyjnie była zorientowana na papier i trudno jest zmienić stare nawyki. Na przykład wiele dokumentów elektronicznych jest często drukowanych i składanych po prostu z rutyny. Ponadto rosnące wyrafinowanie i zdolność drukarek i maszyn do kopiowania umożliwia drukowanie dokumentów o jakości, która wcześniej była dostępna tylko z CommeriaL Drukarki, ale za ułamek ich kosztów. Doprowadziło to do światowego szaleństwa; Od czasu, gdy biuro bez papieru zostało po raz pierwszy wyrażone do 2000 r., Szacuje się, że globalny wynik papierowych dokumentów podwoił się. Od tego czasu jednak wyjście wyrównało, a następnie zaczęło się zmniejszać.

Wdrożenie biur bez papieru może przynieść pożądane korzyści środowiskowe. Produkcja papieru przyczynia się zarówno do wylesiania, jak i zanieczyszczenia, oprócz produkcji gazów cieplarnianych o zaostrzaniu globalnego ocieplenia. Ponadto atramenty używane w tworzeniu samych dokumentów mogą zawierać szkodliwe elementy, które w objętości mają również negatywny wpływ na środowisko.

Wiele archiwów można zdigitalizować, a przedsiębiorstwa, które wdrażają programy bez papieru, obejmują skanowanie istniejących zapisów papierowych w ramach tych programów. Wiele firm odkryło, że przechowują wiele dokumentacji papierowych, których nie potrzebują, takie jak kopie oF Oświadczenia miesięczne wysyłane do klientów. Oprócz zmniejszenia objętości przechowywanych dokumentów papierowych, organizacje, które przeszły programy digitalizacji, były w stanie poświęcić przestrzeń do celów innych niż przechowywanie dokumentów.