Dziennik płac jest specjalnym dziennikiem księgowym, który zawiera informacje dotyczące działu zasobów ludzkich firmy. Firmy używają dziennika płac do rejestrowania informacji dotyczących wynagrodzeń, wynagrodzeń, podatków od wynagrodzeń, świadczeń i innych informacji. Specjalne czasopisma umożliwiają firmom oddzielanie informacji w celu łatwego przeglądu i oceny wyników firmy. Firmy zatrudniające kilkudziesięciu lub stu pracowników mogą korzystać z wielu dzienników płac w celu podziału informacji według określonych grup i / lub rodzajów informacji.
Dziennik płac oferuje trzy znaczące korzyści dla firm. Firmy mogą dzielić klasy pracy, oszczędzać czas na publikowaniu informacji w księdze głównej i ograniczać błędy wprowadzania danych. Wiele firm rozdziela swoje rodzaje pracy w księgach rachunkowych i księgach rachunkowych. Dzięki temu firma może przechowywać określone dane dotyczące rodzaju i liczby pracowników wykorzystywanych do wykonywania określonych funkcji biznesowych. Podstawowa separacja czasopism obejmuje wynagrodzenie i pracowników godzinowych. Ponadto dzienniki te mogą również rozdzielać pracowników według działów, działów lub innych szczegółowych informacji.
Działy kadr są zwykle odpowiedzialne za utrzymywanie informacji o zatrudnieniu w firmie. Menedżerowie i pracownicy działu zasobów ludzkich śledzą informacje dotyczące godzin przepracowanych przez każdą osobę w firmie, prowizję lub premie, świadczenia i inne informacje. Korzystanie z dziennika płac pozwala menedżerom zasobów ludzkich przeglądać te informacje oddzielnie od innych informacji księgowych firmy. Dział zasobów ludzkich zwykle przygotowuje zapisy księgowe dla każdego okresu płacowego i umieszcza te informacje w dzienniku płac. Gdy dziennik płac zostanie ukończony przez cały okres rozliczeniowy, menedżerowie zasobów ludzkich przekażą te informacje do swojego działu księgowości w celu włączenia ich do księgi głównej firmy.
Błędy w wprowadzaniu danych mogą być zmniejszone przez firmy korzystające z dziennika płac. Arkusze płac można uzgadniać niezależnie od ogólnej księgi rachunkowej firmy. To uzgodnienie zapewnia, że w dzienniku zawarte są tylko informacje o liście płac. Firmy, które zawierają regularne informacje księgowe z informacjami o liście płac, mogą stworzyć trudny i czasochłonny proces przeglądania informacji o liście płac. Właściciele firm, dyrektorzy i kierownicy wyższego szczebla mogą również chcieć przejrzeć informacje o wynagrodzeniach oddzielnie od zwykłych informacji księgowych.
Informacje o liście płac są zawarte w księdze głównej firmy, aby zapewnić, że wszystkie informacje ze specjalnego dziennika znajdują się w sprawozdaniu finansowym firmy. Informacje o płacach są zawarte w rachunku zysków i strat oraz bilansie spółki. Rachunek zysków i strat zawiera informacje dotyczące kosztów wynagrodzeń za bieżący okres obrachunkowy. Bilans zawiera informacje dotyczące płac i świadczeń. Płatne świadczenia zwykle dotyczą informacji, takich jak składki pracodawcy na opiekę zdrowotną lub plany emerytalne.
