Co to jest procesor płacowy?
Podmiot przetwarzający listy płac to osoba lub podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie listy płac firmy. Osoba lub firma, która pełni funkcję procesora płac, zazwyczaj zajmuje się przetwarzaniem kont płacowych i przygotowywaniem czeków pracowniczych, bezpośrednich depozytów i innych metod płatności. W niektórych przypadkach może być również odpowiedzialny za przetwarzanie płatności niezależnych kontrahentów. W ramach tego procesu podmioty przetwarzające płatności są zwykle obciążane potrącaniem podatków u źródła od płatności pracowniczych zgodnie z obowiązującymi przepisami w danej jurysdykcji. Podobnie może być zmuszony do zatrzymania pieniędzy na takie rzeczy, jak konta emerytalne i inne dobrowolne składki pracowników.
Gdy pracownik, a czasem niezależny kontrahent, otrzymuje wynagrodzenie należne od firmy, zazwyczaj dokonuje tego procesor płatności. Podmiot przetwarzający płatności korzysta z rejestrów dostarczonych przez firmę, aby określić, ile godzin przepracowała dana osoba i ile godzinna płaca. Jeśli jednak osoba otrzyma ustalone wynagrodzenie, podmiot przetwarzający może zamiast tego użyć rejestrów firmy w celu ustalenia kwoty wynagrodzenia należnej w okresie wypłaty. Kwota ta staje się wynagrodzeniem brutto należnym pracownikowi, chociaż może nie być kwotą, którą faktycznie otrzymuje.
W większości miejsc procesor płac nie tylko przygotowuje czeki pracownicze na podstawie kwoty brutto wynagrodzenia pracownika. Zamiast tego często jest on zobowiązany do potrącenia szeregu obowiązkowych podatków z płatności pracownika. Może jednak również odmówić zapłaty za rzeczy, na które pracownik zgodził się. Na przykład może być zmuszony do potrącenia składek za takie rzeczy, jak konta emerytalne i ubezpieczenie medyczne. Potrącenia wynagrodzeń mogą się różnić w zależności od jurysdykcji, pracodawcy i indywidualnych życzeń pracownika.
Procesor listy płac może czasami musieć skorygować wynagrodzenie pracownika od kwoty podstawowej podczas przygotowywania wypłat. Na przykład w niektórych przypadkach może być konieczne dostosowanie takich rzeczy jak urlop lub czas choroby. Może również dostosować wynagrodzenie pracownika za czas urlopu. W niektórych przypadkach osoba lub firma z tym tytułem musi również obliczyć należną kwotę i skorygować wynagrodzenie pracownika z powodu wynagrodzenia za nadgodziny.
Często procesorem płac jest osoba fizyczna, ale czasem zadanie wykonuje cały zespół, dział lub firma płacowa. Czasami procesor płac jest pracownikiem firmy, który obsługuje przetwarzanie płac dla co najmniej jednego pracownika. W bardzo małych firmach właściciel firmy może sam przetwarzać płatności listy płac. Jednak w niektórych przypadkach całe działy zajmują się przetwarzaniem płac, a niektóre firmy nawet zlecają przetwarzanie wynagrodzeń usługom płacowym.