Co to jest rejestr płac?
Rejestry płac są papierowymi lub elektronicznymi dokumentami, które rejestrują wszystkie potrącenia związane z określonym okresem płac. Dane zawarte w rejestrze płac pozwalają potwierdzić sposób obliczania wynagrodzenia brutto, rodzajów potrąceń dokonywanych dla każdego pracownika na liście płac oraz wysokości każdego odliczenia. Rejestr płac ma zazwyczaj strukturę wielokolumnową, co ułatwia zrozumienie danych bez większych problemów.
Rejestr płac rejestruje wszelkie odliczenia podatkowe dokonane od wynagrodzenia brutto. W większości krajów rejestr będzie zawierał kwotę podatków federalnych potrącanych z wynagrodzenia za ten okres. W przypadku dokonania innych potrąceń federalnych, takich jak krajowy system opieki zdrowotnej lub jakiś sponsorowany przez rząd program emerytalny, liczby te są również wymienione jako pozycje. Gdy podatki stanowe lub lokalne są również oceniane przez te jurysdykcje, pracodawcy zwykle wstrzymują te kwoty w imieniu pracownika i umieszczają te dane również w rejestrze płac.
Oprócz podatków rejestr płac zawiera również wszelkie inne odpowiednie potrącenia. Na przykład, jeśli pracownik jest z jakiegoś powodu objęty przydziałem, kwota ta jest wymieniona jako potrącenie z wynagrodzenia brutto. W sytuacjach, w których pracownik korzysta z bezpośredniego depozytu w celu umieszczenia części swoich zarobków na koncie oszczędnościowym, szczegóły te pojawią się również. Jeżeli pracownik otrzymał zaliczkę na wynagrodzenie lub pensję, każda płatność z tego tytułu pojawi się jako potrącenie w rejestrze.
Pozycje takie jak odliczenia na różne świadczenia oferowane przez pracodawcę pojawią się również na liście płac. Na przykład, jeśli pracodawca zapewnia ubezpieczenie zdrowotne, w którym pracownik płaci procent składki, odliczenie tego procentu jest rejestrowane w formularzu rejestru płac. Podobnie, jeśli pracownik wpłaca składki na jakikolwiek program emerytalny oferowany przez pracodawcę, potrącenia te pojawią się również jako pozycje w dokumencie.
Obecnie oprogramowanie księgowe używane do przetwarzania list płac jest zwykle w stanie wygenerować rejestr list płac, gdy lista płac zostanie ukończona przez żądany okres. Ponadto oprogramowanie umożliwia wygenerowanie raportu rejestrowego dla dowolnego pożądanego okresu. Oznacza to, że raport może z równym łatwością pokrywać pojedynczy okres rozliczeniowy lub zestawiać dane dotyczące całego miesiąca, kwartału, półrocza lub okresu rocznego. Możliwość łatwego utworzenia rejestru na dowolny czas może być szczególnie pomocna podczas kontroli, a także wtedy, gdy funkcjonariusze chcą uważnie przyjrzeć się kosztom związanym z wynagrodzeniami, wynagrodzeniami i świadczeniami w dłuższym okresie.