Co to jest działanie zapobiegawcze?
Działaniem zapobiegawczym jest każdy środek podejmowany jako środek mający na celu usunięcie uchybienia lub słabości w procesie, zanim spowoduje to znaczące zniszczenie wyników tego procesu. Strategia ta może być wykorzystana w wielu ustawieniach i zazwyczaj wymaga wysiłków kierownictwa, aby zapewnić, że operacja działa z najwyższym możliwym poziomem wydajności. Jako narzędzie proaktywne, działania zapobiegawcze będą miały na celu identyfikację potencjalnych problemów przed ich wystąpieniem, wdrożenie zmian minimalizujących lub eliminujących problem oraz umożliwiających kontynuację produkcji bez żadnych niepożądanych skutków.
Źródło działania zapobiegawczego może pochodzić z dowolnej liczby źródeł. Zespół zarządzający może wykorzystać dane zebrane w procesie produkcyjnym i zidentyfikować czynnik, którym należy się zająć, aby uniknąć rozwijającego się problemu. Czasami pracownicy, którzy są bezpośrednio zaangażowani w proces produkcyjny, mogą zauważyć coś, co może mieć negatywny wpływ na działanie i współpracować z kierownikiem, aby zapobiec temu negatywnemu wpływowi. Nawet klienci mogą czasem zgłaszać sugestie, które z kolei prowadzą zespół zarządzający do bliższego przyjrzenia się niektórym aspektom produktu lub sposobu jego wytwarzania, a także do opracowania działań uwzględniających te sugestie klientów.
Działania zapobiegawcze mogą wystąpić w każdym rodzaju otoczenia biznesowego. Zasadnicze elementy procesu obejmują identyfikację pewnego czynnika, który może spowolnić produkcję lub w jakiś sposób obniżyć jakość. Po zidentyfikowaniu podstawowej przyczyny potencjalnego problemu możliwe jest rozpoczęcie burzy mózgów możliwych rozwiązań, które wyeliminują problem. Każde z tych rozwiązań jest następnie przeprowadzane przez proces symulacji w celu ustalenia, czy jedno lub więcej z nich stworzy dodatkowe problemy, jeśli zostaną wdrożone. Po zidentyfikowaniu najlepszego możliwego rozwiązania jest ono wdrażane, a operacja może być kontynuowana na tym samym lub nawet wyższym poziomie produkcji i wydajności.
Firmy różnej wielkości mogą stosować działania zapobiegawcze w celu usprawnienia swojej działalności. W biurze podjęcie tego rodzaju działań naprawczych może pomóc zwiększyć produktywność w zakresie przetwarzania codziennych zadań administracyjnych. Zakłady produkcyjne mogą podejmować działania zapobiegawcze, aby zminimalizować ryzyko awarii sprzętu lub zanieczyszczenia surowców wykorzystywanych do produkcji towarów. Nawet przedsiębiorstwo domowe może wykorzystać ogólną koncepcję działań zapobiegawczych, wykorzystując ten proces do zidentyfikowania problemów, które mogą wykoleić wydajność i niekorzystnie wpłynąć na przepływ dochodów, oraz opracowując procesy zapewniające, że poziomy dochodów mieszczą się w dopuszczalnych granicach.