Co to jest audyt wydruku?
Audyt druku jest zwykle przeprowadzany przez duże organizacje w oczekiwaniu na prośbę usług drukarskich o złożenie oferty lub przedłużenie umowy. Głównym celem audytu druku jest zebranie danych dotyczących bieżącego użycia drukarki, różnych metod dostępu do zasobów drukowania oraz określenie całkowitych kosztów operacyjnych związanych z czynnościami drukowania. Termin „kontrola” zazwyczaj wiąże się ze szczegółowym przeglądem finansowym. Jednak głównym celem każdej kontroli jest zebranie informacji przez bezstronnych specjalistów i przedstawienie formalnego raportu, który pomoże w podejmowaniu decyzji na szczeblu wykonawczym.
Zakres audytu druku musi być jasno określony na początku procesu, aby zapewnić realną odpowiedź. Definicja funkcji drukowania lub powiązanego zadania ma kluczowe znaczenie, ponieważ założenia mogą prowadzić do błędnych wniosków. Na przykład audyt drukowania może obejmować kserokopie, elektroniczne skanowanie dokumentów i zadania drukowania lub kombinację tych opcji. W innych firmach lub branżach druk może obejmować wszystkich zewnętrznych dostawców druku lub umowy dotyczące artykułów, takich jak broszury, broszury i powiązane artykuły.
Pierwszym krokiem w każdym audycie wydruku jest zebranie wskaźników użytkowania. Wszystkie drukarki mają licznik kopii, a urządzenia cyfrowe przechowują te informacje elektronicznie. Niektóre drukarki są znane jako urządzenia wielofunkcyjne i mają możliwość drukowania, skanowania i kopiowania. Metryki dla każdego z tych zadań są przechowywane osobno. Urządzenia, które mają zarówno opcje kolorów, jak i czerni i bieli, oddzielają te dwa zadania dla większej dokładności.
Kompleksowy audyt wydruku musi zawierać informacje o sposobie dostępu do zasobów drukowania. W tej samej organizacji często odbywa się wiele procesów, co może zależeć od typów dostępnych usług. Na przykład nowoczesne biuro ma w pełni podłączoną do sieci drukarkę, która zwykle jest udostępniana przez grupę osób. Inne obiekty mogą mieć indywidualne drukarki umieszczone na każdym stanowisku roboczym. Duże zadania drukowania lub specjalne życzenia można wysyłać do wybranej listy dostawców lub jednej losowo wybranej z książki telefonicznej.
Całkowity koszt operacyjny wszystkich działań związanych z drukowaniem jest istotną częścią każdego audytu druku. Informacje te muszą obejmować stałe koszty sprzętu, materiałów eksploatacyjnych, usług naprawczych, koszty zewnętrznego drukowania, energię elektryczną i wymagania dotyczące miejsca. Dla większości firm całkowity koszt działalności poligraficznej jest dość wysoki i jest doskonałym miejscem do wprowadzenia środków oszczędnościowych. Podczas pomiaru całkowitych kosztów operacyjnych należy również uwzględnić czas personelu poświęcony na konserwację i wsparcie tych urządzeń.