Co to jest system zarządzania procesami?
System zarządzania procesami jest metodologią zwykle stosowaną do planowania, monitorowania i zarządzania procesem biznesowym. Termin zarządzanie procesem służy do wyjaśnienia wszystkich następujących kroków w celu lepszego zrozumienia wymagań klienta i określania najbardziej opłacalnego sposobu zaspokojenia tych potrzeb. Należy zauważyć, że system zarządzania procesami może być serią kroków i zadań lub systemem oprogramowania komputerowego. Niezależnie od rodzaju systemu, istnieje szereg określonych zadań i kroków, które zwykle należy wykonać.
Każdy system zarządzania procesem zwykle obejmuje sześć zadań, z których wszystkie muszą zostać wykonane w kolejności. Pierwszym zadaniem jest zdefiniowanie procesu, zrozumienie potrzeb klienta, a także ryzyka i wyzwań dla organizacji w zaspokajaniu tych potrzeb. Wyraźnie zdefiniowany proces jest zwykle niezbędny, ponieważ zespół analityków biznesowych będzie ciągle powrócił do tego elementu na długości projektu.
Wizualizacja idealnego procesu jest ton następne zadanie. Proces ten wymaga jasnego zrozumienia procesu, standardów branżowych, przepisów rządowych i wszelkich innych zasad regulujących proces biznesowy. Oprócz zrozumienia wymagań stron trzecich należy wziąć pod uwagę obecną strukturę organizacji i wszelkie systemy, które już istnieją.
Metryki są najlepszym sposobem na opracowanie wartości bazowej obecnego procesu biznesowego i ustalenie, w jaki sposób zastosowanie systemu zarządzania procesami pomoże w operacjach biznesowych. W szczególności informacje o szybkości obrotu, czasu przetwarzania, czasu reakcji klienta oraz wszelkich opóźnień lub wąskich gardeł należy udokumentować. Wartości te zostaną odniesione poprzez wdrożenie systemu zarządzania procesami i powinny być używane po wdrożeniu jakichkolwiek zmian w celu oceny sukcesu procesu.
W każdym procesie wymagane są kontrole wewnętrzne, a curKontrola czynszu zwykle należy udokumentować. Korzystając z systemu zarządzania procesami, konieczne jest uwzględnienie opracowania i wdrażania kontroli wewnętrznych do systemu. Kontrole te są wymagane do zarządzania dostępem, dostarczania szlaków audytu i wspierania organizacji.
Podczas wdrażania systemu zarządzania procesami istnieją dwa rodzaje raportów, które zostały opracowane. Raporty z działalności są dostarczane na każdym etapie i dystrybuowane interesariuszom i właścicielom procesów biznesowych. Celem tych raportów jest informowanie wszystkich o statusie projektu i udokumentowanie wszystkich informacji wyuczonych w tym procesie. Drugi rodzaj raportu opiera się na występujących transakcjach, zidentyfikowanych problemach, szybkościach obrotów i innych wartości zwykle używanych do pomiaru wydajności.