Co to jest system zarządzania procesami?

System zarządzania procesami to metoda zwykle używana do planowania, monitorowania i zarządzania procesami biznesowymi. Termin zarządzanie procesami służy do wyjaśnienia wszystkich kroków, które zostały podjęte, aby lepiej zrozumieć wymagania klientów i znaleźć najbardziej opłacalny sposób spełnienia tych wymagań. Należy zauważyć, że system zarządzania procesami może być serią kroków i zadań lub systemem oprogramowania komputerowego. Bez względu na rodzaj systemu istnieje szereg konkretnych zadań i kroków, które zwykle należy wykonać.

Każdy system zarządzania procesami zazwyczaj obejmuje sześć zadań, z których wszystkie muszą być wykonane we właściwej kolejności. Pierwszym zadaniem jest zdefiniowanie procesu, zrozumienie potrzeb klienta oraz ryzyka i wyzwań dla firmy, aby sprostać tym potrzebom. Jasno zdefiniowany proces jest zwykle niezbędny, ponieważ zespół analityków biznesowych powraca do tego tematu w całym projekcie.

 
Wizualizacja idealnego procesu to kolejne zadanie. Ten proces wymaga jasnego zrozumienia procesu, standardów branżowych, przepisów rządowych i innych zasad rządzących procesem biznesowym. Oprócz zrozumienia wymagań zewnętrznych dostawców należy również wziąć pod uwagę obecną strukturę organizacji i istniejące systemy.

Metryki są najlepszym sposobem na opracowanie podstaw dla bieżącego procesu biznesowego i określenie, w jaki sposób zastosowanie systemu zarządzania procesami wspiera operacje biznesowe. W szczególności należy udokumentować informacje na temat wskaźnika fluktuacji, czasu przetwarzania, czasu reakcji klienta oraz wszelkich opóźnień lub wąskich gardeł. Do tych wartości odwołuje się wdrożenie systemu zarządzania procesami. Powinny być używane po dokonaniu zmian w celu oceny powodzenia procesu.

 
Kontrole wewnętrzne są wymagane w każdym procesie, a bieżące kontrole zwykle wymagają udokumentowania. Podczas korzystania z systemu zarządzania procesami ważne jest uwzględnienie opracowania i wdrożenia kontroli wewnętrznej w systemie. Te elementy sterujące są wymagane do zarządzania dostępem, zapewniania ścieżek audytu i wspierania organizacji.

Podczas wdrażania systemu zarządzania procesami opracowywane są dwa typy raportów. Raporty z działalności są dostarczane na każdym etapie i dystrybuowane wśród interesariuszy i kierowników procesów biznesowych. Celem tych raportów jest bieżące informowanie wszystkich o statusie projektu i udokumentowanie wszystkich uzyskanych informacji. Drugi typ raportu opiera się na transakcjach, które wystąpiły, zidentyfikowanych problemach, wskaźnikach wahań i innych wartościach, które są zwykle używane do pomiaru wydajności.