Co to jest cykl zamówień?
Cykl zamówień to seria kroków związanych z nabywaniem towarów na sprzedaż lub użytkowania przez firmę lub agencję. Zaczyna się od zidentyfikowania potrzeby danego produktu, przechodzi przez proces zakupu i dostawy oraz kończy się na odnowieniu, gdzie ludzie decydują, czy potrzebują więcej produktu. Często cały dział nadzoruje ten proces. Departament ten musi znaleźć najlepsze produkty w najlepszych cenach, biorąc pod uwagę ograniczenia, takie jak odmowa prowadzenia działalności z niektórymi firmami lub krajami w procesie decydowania o pozyskiwaniu i skąd.
Gdy firma identyfikuje potrzebę produktu, cykl zamówień rozpoczyna się od zbierania informacji. Ludzie badają dostępne opcje zaspokojenia potrzeb i zbierają dane dotyczące cen, rabatów, czasów dostawy i innych spraw. Po zidentyfikowaniu najlepszego możliwego źródła zbliżają się do dostawcy, aby przeprowadzić negocjacje kontraktowe. Może to być tak proste, jak zamawianie kilku przypadków papieru z pAper Mill lub tak złożone jak negocjowanie zupełnie nowego systemu komputerowego dla agencji rządowej.
Podczas tej części cyklu zamówień ludzie po obu stronach pracują, aby uzyskać najlepszą ofertę. Dostawca rozważy czynniki, takie jak wielkość zamówienia i prawdopodobieństwo powtarzania zamówień, podczas gdy firma myśli o takich kwestiach, jak szybko potrzebuje produktu. Może poprosić o próbki o ocenę jakości i porównywanie ofert od różnych dostawców. Ostatecznie sfinalizuje umowę z umową sprzedaży i będzie oczekiwał dostawy.
Po dostawie ludzie korzystają lub sprzedają produkt, kończąc cykl zamówień, ponieważ stają w obliczu nowej potrzeby produktu lub ukończenia projektu i nie ma dalszej potrzeby danego produktu. Mogą odrzucić nieużywany produkt, zwrócić czynsze, pozbyć się uszkodzonych i używanych produktów oraz decydować, czy muszą zamówić więcej. Na W tym punkcie w cyklu zamówień ludzie mogą prosić o informacje zwrotne od pracowników i innych na temat tego, jak dobrze produkt zaspokoił ich potrzeby, aby zdecydować, czy chcą użyć tego samego dostawcy, czy zwrócić się do kogoś nowego.
Zwykle istnieją specyficzne procedury zamówień w firmie. Ludzie muszą je śledzić, jeśli chcą zamówić nowe produkty, od złożenia właściwego formularza zapotrzebowania po upewnienie się, że ktoś jest dostępny do podpisania produktu w momencie dostawy. Może to być skomplikowane w miejscach pracy z problemami takimi jak obawy dotyczące bezpieczeństwa, w których ochrona bezpieczeństwa miejsca pracy może wymagać dodatkowych kroków, takich jak uruchamianie kontroli tła dostawców, podczas cyklu zamówień.