Co to jest cykl zamówień?
Cykl zaopatrzenia to seria kroków związanych z procesem nabywania towarów na sprzedaż lub użytkowania przez firmę lub agencję. Zaczyna się od zidentyfikowania zapotrzebowania na dany produkt, przechodzi przez proces zakupu i dostawy i kończy się przy odnowieniu, gdzie ludzie decydują, czy potrzebują więcej produktu. Często cały departament nadzoruje ten proces. Dział ten musi znaleźć najlepsze produkty w najlepszych cenach, biorąc pod uwagę ograniczenia, takie jak odmowa współpracy z niektórymi firmami lub krajami w procesie decydowania o tym, co kupić i skąd.
Gdy firma identyfikuje potrzebę produktu, rozpoczyna się cykl zamówień, gromadząc informacje. Ludzie badają dostępne opcje zaspokojenia potrzeb i zbierają dane o cenach, rabatach, terminach dostaw i innych sprawach. Po znalezieniu najlepszego możliwego źródła, zwracają się do dostawcy o rozpoczęcie negocjacji umowy. Może to być tak proste, jak zamówienie kilku skrzynek papieru z papierni lub tak skomplikowane, jak negocjowanie całkowicie nowego systemu komputerowego dla agencji rządowej.
W tej części cyklu zamówień ludzie po obu stronach starają się uzyskać najlepszą ofertę. Dostawca weźmie pod uwagę takie czynniki, jak wielkość zamówienia i prawdopodobieństwo powtórzenia zamówienia, podczas gdy firma myśli o takich kwestiach, jak szybko potrzebuje produktu. Może poprosić o próbki, aby dać jej szansę oceny jakości i porównania ofert od różnych dostawców. Ostatecznie sfinalizuje umowę z umową sprzedaży i czeka na dostawę.
Po dostarczeniu ludzie używają lub sprzedają produkt, co kończy cykl zaopatrzenia, ponieważ stają wobec nowej potrzeby produktu lub ukończenia projektu i braku dalszej potrzeby danego produktu. Mogą odrzucić nieużywany produkt, zwrócić czynsze, pozbyć się uszkodzonych i zużytych produktów i zdecydować, czy muszą zamówić więcej. Na tym etapie cyklu zamówień ludzie mogą poprosić pracowników i innych o opinię na temat tego, jak dobrze produkt spełnia ich potrzeby, aby zdecydować, czy chcą skorzystać z tego samego dostawcy, czy zwrócić się do kogoś nowego.
Zazwyczaj w firmie obowiązują określone procedury udzielania zamówień. Ludzie muszą je przestrzegać, jeśli chcą zamówić nowe produkty, od wypełnienia odpowiedniego formularza zapotrzebowania do upewnienia się, że ktoś jest dostępny do podpisania produktu w momencie dostawy. Może to być skomplikowane w miejscach pracy z problemami takimi jak kwestie bezpieczeństwa, gdzie ochrona bezpieczeństwa miejsca pracy może wymagać dodatkowych kroków, takich jak przeprowadzanie kontroli przeszłości u dostawców, podczas cyklu zaopatrzenia.