Co to jest dział zaopatrzenia?
Dział zaopatrzenia jest działem lub sekcją odpowiedzialną za pozyskiwanie niezbędnych towarów i usług niezbędnych do prowadzenia firmy lub gminy. Aby wywiązać się z tego obowiązku, dział zwykle otrzymuje uprawnienia do negocjowania umów z dostawcami, ograniczania kwot zakupu i generowania zamówień zakupu w celu dopasowania zatwierdzonych zapotrzebowań. Dział zamówień może być również upoważniony do wystawiania zapytań ofertowych (RFP) w celu zidentyfikowania najlepszych dostawców konkretnego towaru lub usługi. Dzięki nowoczesnej komunikacji istnieje wiele doskonałych systemów e-zamówień, które mogą pomóc w podziale codziennych funkcji zamawiania, śledzenia i odbierania tych towarów i usług.
Jedną z głównych zalet działu zaopatrzenia jest to, że centralizacja funkcji akwizycji umożliwia ustandaryzowanie procedur zakupowych. Może to często prowadzić do lepszej kontroli procesu księgowego, ponieważ całe zamówienie odbywa się za pośrednictwem organu centralnego, a nie każdego działu lub oddziału firmy lub innego podmiotu zamawiającego towary i usługi we własnym zakresie. Dzięki zakupom realizowanym za pośrednictwem jednego rurociągu znacznie łatwiej jest śledzić wydatki i utrzymywać je w rozsądnych granicach.
Kolejną korzyścią dla działu zaopatrzenia jest możliwość dokonywania zakupów ilościowych na towary potrzebne w wielu działach. Na przykład systemy zaopatrzenia, które mogą śledzić zużycie materiałów biurowych we wszystkich działach, mogą pomóc określić, ile ryz papieru jest potrzebnych do utrzymania działalności firmy w określonym czasie. Korzystając z tych danych, osoby biorące udział w zakupach mogą zwykle żądać niższej ceny jednostkowej, składając jedno duże zamówienie u dostawcy, oszczędzając w ten sposób pieniądze firmy. Trudno byłoby to osiągnąć bez jakiegoś centralnego procesu zakupów.
Nie jest niczym niezwykłym, że dział zaopatrzenia zaprasza również dostawców do wzięcia udziału w przetargu na działalność firmy. Oznacza to, że dział ma zdolność inicjowania i nadzorowania zamówień, które blokują specjalne stawki dla różnych towarów i usług, przynajmniej na określony czas. Podział może wykorzystywać ten model jako część zamówień na dostawy, a nawet zamówień na budowę, jeśli firma lub gmina jest zaangażowana w projekt budowlany.
Ogólnie rzecz biorąc, programy zamówień są skonstruowane tak, aby działały w sposób uczciwy i uczciwy. Zazwyczaj w systemie wbudowanych jest szereg kontroli i sald, aby utrudnić obchodzenie ustalonych procedur lub aby osoby pracujące w dziale otrzymywały specjalne odszkodowanie w zamian za umowę z dostawcą. Podobnie jak w przypadku każdego działu lub działu zajmującego się finansami dowolnego rodzaju, dział zaopatrzenia jest regularnie kontrolowany, zwykle co najmniej raz w roku. Pomaga to upewnić się, że procedury są przestrzegane i że wszystkie transakcje są przeprowadzane w sposób zgodny z prawem i etyczny.