Co to jest grupa zakupowa?

Grupa zaopatrzeniowa to zespół osób w organizacji lub firmie, którym powierzono uprawnienia i odpowiedzialność za pozyskanie lub uzyskanie danego produktu lub serii produktów. Grupa zaopatrzeniowa może składać się z osób z różnych działów w organizacji, więc każda osoba może reprezentować potrzeby personelu w tym dziale i może pomagać w podejmowaniu decyzji. W skład grupy mogą wchodzić również osoby posiadające uprawnienia budżetowe oraz eksperci w zakresie rodzaju zamawianych materiałów. Na przykład w przypadku zakupu nowych komputerów przedstawiciel działu, który korzysta z komputerów, może współpracować z działem informatycznym firmy w ramach grupy zaopatrzenia.

Odpowiedzialność grupy może rozpocząć się od określenia potrzeby, którą należy zaspokoić. Na przykład niektóre grupy ocenią sytuację komputerową w firmie, aby ustalić, czy i kiedy należy kupić nowe komputery. W innych przypadkach grupa ds. Zamówień nie jest jednak gromadzona, dopóki nie zostanie już zidentyfikowane zapotrzebowanie, a zadaniem grupy jest po prostu wybór odpowiednich produktów spełniających potrzeby firmy.

Następnie grupa ds. Zakupów przeprowadza badania w celu ustalenia, który produkt najlepiej spełni potrzeby firmy. Może to obejmować kontakt ze sprzedawcami, a także udział w targach lub pobieranie próbek produktów w celu ustalenia, czy produkty te są skuteczne, czy nie. Może to również obejmować osobiste badania online i dotyczące cen, obsługi klienta, jakości produktu i innych zmiennych, które wpływają na to, czy dany produkt byłby dobrym zakupem, czy nie.

Grupa może mieć ustalony budżet, w ramach którego musi działać. Grupa będzie musiała wziąć to pod uwagę oraz inne parametry określone przez osoby sprawujące władzę w firmie. Następnie będzie musiał podjąć decyzję lub wydać zalecenie na podstawie przeprowadzonych badań oraz nałożonego na nie budżetu i ograniczeń.

Grupy zakupowe mogą być odpowiedzialne za faktyczne dokonanie zakupu i / lub zabezpieczenie umów zakupu z wybranym producentem lub dostawcą. Mogą również wydawać zalecenia dotyczące tego, co należy zamówić lub kupić, a inny dział lub oddział może wówczas dokonać ostatecznego faktycznego zakupu. Niektóre grupy zakupowe mają ostateczną władzę, podczas gdy inne muszą skonsultować się z przełożonym lub osobą fizyczną w firmie, zanim będą mogły dokonać zakupu lub umowy sprzedaży towarów.