Co to jest Urząd Zamówień?
Biuro lub dział zaopatrzenia jest zazwyczaj zorganizowany w ramach portfela finansowego dużej firmy lub organizacji. Istnieją dwie struktury organizacyjne wykorzystywane do zamówień: scentralizowane i specyficzne dla zakładu. W scentralizowanym biurze zamówień wszystkie wnioski i działania związane z zakupami są zarządzane przez centralną grupę administracyjną. W strukturze specyficznej dla zakładu, każdy obiekt fizyczny ma swoje własne biuro zamówień.
W ramach scentralizowanych zamówień publicznych zazwyczaj występuje pięć ról: nabywca, urzędnik ds. Zamówień, kierownik ds. Zakupów, dyrektor i analityk ds. Zakupów. Wszyscy pięciu członków zespołu zaopatrzenia świadczy usługi dla każdego działu w strukturze organizacyjnej. Użytkownicy działu mogą składać wnioski o zakup drogą elektroniczną lub telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną. Centralne biuro zamówień zostało zaprojektowane w celu zarządzania wymaganiami klienta, przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z polityką zakupów.
Aby zakwalifikować się na stanowisko w dziedzinie zamówień, wszyscy kandydaci są zobowiązani do ukończenia minimalnego dyplomu ukończenia studiów biznesowych lub zakupów. Profesjonalny personel ds. Zamówień zazwyczaj ma profesjonalne oznaczenie, takie jak Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). W modelu scentralizowanym nabywca jest pozycją podstawową. Zarówno urzędnik ds. Zakupów, jak i analityk zajmują stanowiska zawodowe, a kierownik ds. Zakupów pełni obowiązki nadzorcze. Dyrektor ds. Zamówień wyznacza strategiczny kierunek i bierze udział w negocjacjach o wysokiej wartości.
W strukturze specyficznej dla zakładu najwyższą rangą osobą w biurze jest zazwyczaj kierownik działu zakupów. Każdy kierownik ds. Zakupów może zatrudniać jednego lub dwóch urzędników ds. Zakupów i kilku nabywców. Całkowita liczba pracowników zależy od wielkości obiektu i wielkości zakupów. Kierownicy zakupów zazwyczaj zgłaszają się do dyrektora finansowego lub kontrolera w zakładzie lub obiekcie.
Niezależnie od struktury organizacyjnej podstawowym zadaniem pracowników działu zakupów jest znalezienie najlepszej możliwej kombinacji ceny, jakości i usług. Od każdego członka biura oczekuje się świadczenia usług na rzecz jego grupy klientów, zrozumienia wymagań i komunikacji ze społecznością dostawców. Znalezienie najlepszych dostawców i sfinalizowanie zamówienia obejmuje szereg kroków zaprojektowanych w celu zapewnienia otwartego i sprawiedliwego procesu.
Analiza zakupów jest przede wszystkim funkcją centralną i może być zorganizowana jako odpowiedzialność usług finansowych. Osoba ta tworzy raporty, aby śledzić aktywność wydatków względem umów, wydatków ogólnych i zapewnić zgodność z zasadami. W tej roli często wymagane są dodatkowe szkolenia w zakresie statystyki i zarządzania danymi. Raporty te są zwykle przekazywane kierownictwu wyższego szczebla, zarówno w celu śledzenia faktycznych wydatków, jak i monitorowania wydajności biura zamówień.