Co to jest biuro zamówień?
Biuro zamówień lub dział jest zwykle organizowany w portfelu finansowym dużej firmy lub organizacji. Istnieją dwie struktury organizacyjne używane do zamówień: scentralizowane i specyficzne dla roślin. W scentralizowanym biurze zamówień wszystkie wnioski o zakup i działania są zarządzane przez centralną grupę administracyjną. W strukturze specyficznej dla zakładu każdy obiekt fizyczny ma własne biuro zamówień.
W ramach scentralizowanych zamówień zwykle istnieje pięć ról: kupujący, urzędnik ds. Zakupów, kierownik ds. Zakupów, dyrektor i analityk ds. Zakupów. Wszyscy pięciu członków zespołu ds. Zakupów świadczy usługi dla każdego działu w ramach struktury organizacyjnej. Użytkownicy działu mogą przesyłać swoje wnioski o zakupy elektronicznie lub telefonicznie, faksem lub e -mailem. Centralne biuro zamówień ma na celu zarządzanie wymaganiami klienta, przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z polityką zamówień.
Aby zakwalifikować się do pozycji w zamówieniachDidates są zobowiązane do ukończenia minimalnego dyplomu uczelni w biznesie lub zakupach. Profesjonalny personel zamówień zazwyczaj ma profesjonalne oznaczenie, takie jak Certified Prolement Professional® (CPP i Reg;). W modelu scentralizowanym kupujący jest pozycją podstawową. Urzędnik ds. Zamówień i analityk to stanowiska zawodowe, a zarządca zamówień obowiązuje obowiązki nadzorcze. Dyrektor ds. Zamówień ustanawia kierunek strategiczny i bierze udział w negocjacjach o wysokiej wartości.
W strukturze specyficznej dla zakładu osoba najwyższej rankingu w biurze jest zazwyczaj kierownikiem ds. Zamówień. Każdy menedżer ds. Zamówień może mieć jednego lub dwóch funkcjonariuszy zakupów i kilku kupujących pracowników. Całkowita liczba pracowników zależy od wielkości obiektu i wielkości zakupów. Menedżerowie zakupów zazwyczaj zgłaszają się do dyrektora finansowego lub kontrolera w zakładzieR Found.
Niezależnie od struktury organizacyjnej głównym zadaniem personelu zamówień jest znalezienie najlepszej możliwej kombinacji ceny, jakości i obsługi. Oczekuje się, że każdy członek biura zapewni usługę swojej grupie klientów, zrozumie wymagania i komunikuje się ze społecznością dostawców. Znalezienie najlepszych dostawców i sfinalizowanie zamówienia na zakup obejmuje serię kroków zaprojektowanych w celu zapewnienia otwartego, sprawiedliwego procesu.
Analiza zakupu jest przede wszystkim funkcją centralną i może być zorganizowana jako odpowiedzialność za usługi finansowe. Ta osoba tworzy raporty w celu śledzenia działań związanych z wydatkami w stosunku do umów, ogólnych wydatków i zapewnienia zgodności politycznej. W tej roli często wymagane są dodatkowe szkolenie w zakresie statystyki i zarządzania danymi. Raporty te są zwykle przekazywane kierownictwu wyższego szczebla, zarówno w celu śledzenia faktycznych wydatków, jak i monitorowania wydajności biura zamówień.