Co to jest profesjonalny asystent administracyjny?
Rola profesjonalnego asystenta administracyjnego ma zasadnicze znaczenie w funkcjonowaniu wielu firm. Chociaż profesjonalny asystent administracyjny ma zwykle obowiązki podobne do każdego asystenta administracyjnego, zwykle ma on więcej lat doświadczenia i / lub stopień naukowy, i często będzie pracował z kadrą kierowniczą w firmie i może również pełnić funkcję kierownika biura. Obowiązki asystentów administracyjnych są zróżnicowane, ale często mają charakter biurowy. Każdy asystent administracyjny będzie musiał dobrze współpracować z innymi ludźmi, mieć doskonałe umiejętności organizacyjne oraz biegły w pisaniu na klawiaturze i pracy na komputerze.
Według amerykańskiego Departamentu Pracy profesjonalny asystent administracyjny może pracować w biurze zarówno w charakterze administracyjnym, jak i biurowym, zapewniając, że firma działa skutecznie i wydajnie. Niektóre z ich obowiązków mogą obejmować zarządzanie komunikacją między firmą, jej klientami i pracownikami, takie jak poczta, telefon lub e-mail; planowanie spotkań; ustalanie terminów; prowadzenie starannej dokumentacji lub opracowanie systemu archiwizacji; pomoc innym pracownikom w projektach lub badaniach; i organizowanie podróży. Większość profesjonalnych asystentów administracyjnych wykonuje wszystkie te obowiązki i nie tylko.
Niektóre dodatkowe obowiązki mogą obejmować zatrudnianie i szkolenie nowych pracowników, pomoc klientom lub klientom wchodzącym do biura oraz utrzymanie zapasów biura. Może to oznaczać inwentaryzację zapasów i zamawianie potrzebnych rzeczy, a także prowadzenie dokładnej ewidencji księgowej. Profesjonalny asystent administracyjny musi znać sprzęt technologiczny w biurze i wykonywać drobne naprawy lub decydować, kiedy zadzwonić do kogoś w celu naprawy urządzenia.
Profesjonalny asystent administracyjny potrzebuje zdolności do samodzielnej pracy i podejmowania decyzji. On lub ona będzie musiała zdecydować, które informacje należy przekazać szefowi, a także z tym, co można rozwiązać samodzielnie. Asystent administracyjny działający w roli kierownika biura będzie musiał upewnić się, że zasady dotyczące biura są zachowane, co może dotyczyć takich kwestii, jak ubranie lub wymagane zwolnienie. Ważne jest również, aby upewnić się, że przestrzegany jest łańcuch dowodzenia, jeśli biuro jest bardziej formalnym środowiskiem.
Niektórzy profesjonalni asystenci administracyjni szkolą się do pracy w określonych dziedzinach, takich jak dziedzina prawa lub medycyny. Obszary te zazwyczaj wymagają dodatkowego szkolenia, aby poznać konkretną terminologię i metodologię środowiska, w którym będą pracować. Asystenci w tych dziedzinach często otrzymują wyższe wynagrodzenie niż w standardowych środowiskach biurowych.
Istnieje wiele programów certyfikacyjnych i indywidualnych klas do szkolenia asystentów administracyjnych. Tego rodzaju szkolenia i certyfikaty mogą wyglądać doskonale po wznowieniu i zwiększać szanse na zatrudnienie. Jednak wielu asystentów administracyjnych po prostu uczy się swoich cennych umiejętności w pracy i zdobywa podwyżki i awanse przez lata niezawodnej służby.