Co to jest karta projektu?
W biznesie karta projektu to dokument, który definiuje projekt i przedstawia dla niego autoryzację. Podaje podstawowe cele, wartości i zamiary projektu. Zapewnia to, że wszystkie zainteresowane strony uzgodnią cel i zakres projektu, co zapobiega nieporozumieniom w trakcie realizacji projektu. Chociaż karta prawna projektu może nie być wymagana przez prawo, jest to cenne narzędzie wykorzystywane przez planistów projektu i inne zainteresowane strony do utrzymania porządku i koncentracji projektu.
Jeśli firma pisała karty projektów w przeszłości, planiści mogą używać starej karty projektu jako szablonu, ale jeśli nie, szablony są dostępne zarówno online, jak i w książkach i czasopismach z planowania biznesowego. Wiele szczegółów można wziąć z propozycji projektu. Ogólnie propozycja projektu jest napisana jako sposób na uzyskanie finansowania lub wsparcia dla projektu. Wymienia cele projektu i sposób ich osiągnięcia.
Aby być użytecznym, karta projektu musi zawierać pewne informacje. Po pierwsze, należy podać nazwę projektu i osobę odpowiedzialną. Powinien określać role kluczowych osób, takich jak inwestorzy, zarządcy i właściciele nieruchomości, oraz określać terminologię. Dzięki temu wszyscy zaangażowani w projekt mogą korzystać z tego samego słownictwa, co znacznie ułatwia omawianie projektu.
Karta projektu powinna również zawierać listę celów projektu. Powinny to być te same cele, które zostały przedstawione w propozycji projektu. Zmiana tych celów powinna zostać oceniona i zatwierdzona przez wszystkie zainteresowane strony przed wprowadzeniem zmian. Jak każdy dobry cel, cele określone w karcie projektu powinny być konkretne i realistycznie osiągalne. Należy wyznaczyć linię czasu, aby zainteresowane strony mogły ocenić postępy.
Innymi kluczowymi elementami karty projektu są priorytety i zakres. Priorytety określają, które cele są najważniejsze, a zakres opisuje, co projekt będzie i nie pociągnie za sobą. Są one ważne, aby zapobiec tak zwanemu pełzaniu zakresu - stopniowemu rozszerzaniu zakresu projektu, aż stanie się niemożliwym do opanowania bałaganem celów, które pochłaniają czas, pieniądze i zasoby.
W rzeczywistości należy również zawrzeć szczegółowy opis czasu, pieniędzy i zasobów dostępnych dla projektu. Należy nakreślić przewidywane koszty i dostępne fundusze, podobnie jak termin, w którym projekt musi zostać ukończony. W zależności od wielkości projektu i potrzeb poszczególnych akcjonariuszy karta projektu może zawierać dodatkowe informacje, ale nigdy nie powinna pomijać żadnego z tych kluczowych punktów.