Co to jest propozycja projektu?
Propozycje projektów są dokumentami mającymi na celu przedstawienie planu działania, wskazanie powodów, dla których działanie jest konieczne, oraz przekonanie czytelnika do zaakceptowania i zatwierdzenia realizacji działań zalecanych w treści dokumentu. W wielu przypadkach dokument jest opracowywany jako odpowiedź na zapytanie ofertowe (RFP) wydane przez obecnego lub potencjalnego klienta. Jednak dokument tego typu może być również przygotowany do realizacji celu wewnętrznego, zwłaszcza gdy ktoś w firmie ma pomysł, jak zwiększyć rentowność lub wydajność firmy i potrzebuje autoryzacji i wsparcia w celu realizacji działania.
W każdej sytuacji propozycja projektu zostanie jasno ułożona, aby czytelnicy mogli śledzić logiczny postęp myśli do końca. Wiele przykładowych propozycji oferuje podstawowe wytyczne, które mogą pomóc nawet nowicjuszom w rozpoczęciu efektywnego pisania propozycji. Wytyczne zwykle określają pięć kluczowych elementów lub sekcji każdej propozycji projektu: wprowadzenie, kontekst, strategię, budżetowanie lub finansowanie oraz wynik.
W części wprowadzającej propozycji projektu chodzi o to, aby powiedzieć czytelnikom, o co chodzi w tym projekcie i dlaczego warto poświęcić trochę czasu na rozważenie projektu. Zasadniczo sekcja ta służy do walidacji czasu i wysiłku włożonego w prezentację danych, a także czasu potrzebnego na przeczytanie i rozważenie zalet i wykonalności samego projektu. Wprowadzenie nie jest miejscem do prezentacji nakrętek projektu, lecz jedynie do ustalenia jego potencjału i wzbudzenia wystarczającego zainteresowania, aby zachęcić czytelnika do uzyskania dalszych informacji.
Tło wyjaśnia podstawowe punkty wprowadzenia, często przytaczając konkretne powody, dla których plan projektu jest dobry, oparty na danych historycznych, prognozach przyszłych potrzeb i wyników oraz bieżącej sytuacji biznesowej. Tło pomaga w uzasadnieniu tego, w jaki sposób projekt może zaspokoić potrzeby powstałe w wyniku działań w przeszłości, a jednocześnie przewiduje przyszłe potrzeby i reaguje na nie w odpowiednim czasie. W przeważającej części sekcja tła zdecydowanie ustali, że coś należy zrobić, i utoruje drogę do nauczenia się, jak to osiągnąć.
Celem części strategii dotyczącej projektu jest przedstawienie wszystkich procedur niezbędnych do powodzenia projektu. Często strategia pomaga zdefiniować krótko- i długoterminowe cele projektu, wyjaśnia, jak systematycznie realizować każdy krok i jakiego rodzaju zwrotu można się spodziewać po tym wysiłku. Tutaj czytelnik zaczyna zdawać sobie sprawę z tego, jak ważny jest projekt i jaki ma potencjał, aby pomóc firmie lepiej wykorzystać dostępne zasoby, jednocześnie przygotowując się na przyszłość.
Sekcja budżetu sprowadza się do tego, co większość decydentów musi wiedzieć przed zatwierdzeniem jakiegokolwiek projektu: jaki jest koszt związany z realizacją propozycji projektu. W tej sekcji szczegóły muszą być poparte faktami i liczbami, które są dobrze zbadane i obejmują wszystkie możliwe aspekty finansowania potrzebne do uruchomienia i utrzymania projektu w miarę upływu czasu. Wiele propozycji zawodzi w tym przypadku z powodu braku szczegółów i dowodów potwierdzających dla zawartych w nich szczegółów.
Wreszcie propozycja projektu wskazuje na wynik realizacji projektu. W tej sekcji wszystkie korzyści są jasno określone. Korzyści mogą obejmować takie elementy, jak obniżenie kosztów operacyjnych, zwiększenie publicznego profilu firmy, zwiększenie sprzedaży lub zwiększenie zysków dzięki bardziej wydajnemu wykorzystaniu dostępnych zasobów. Podobnie jak w przypadku szczegółów dotyczących budżetu, ważne jest, aby każda wymieniona korzyść mogła być poparta innymi danymi, aby można ją było poważnie rozważyć.
Pisanie propozycji jest czasem łatwiejsze, jeśli zapewni się formalne zapytanie ofertowe. Często zapytanie ofertowe określa podstawową strukturę wniosku, dostarcza nieocenionych wskazówek dotyczących konkretnych informacji, które mogą zainteresować potencjalnego klienta, oraz określa kolejność prezentacji danych. W przypadku dostarczenia zapytania ofertowego należy koniecznie postępować zgodnie ze specyfikacjami dokumentu przesłanego do listu. W przeciwnym razie propozycja zostanie uchylona, a jeden z pozostałych dostawców, którzy ściśle przestrzegali przepisów, otrzyma nagrodę.