Co to jest przepływ pracy w projekcie?
Przepływ pracy projektu składa się ze wspólnych kroków obejmujących jedno lub więcej zadań, w wyniku których powstaje produkt, usługa lub zorganizowane dane. Te zadania są często pogrupowane w powtarzalne działania. Celem zarządzania przebiegiem projektu jest optymalizacja wydajności w zakresie wykorzystania personelu i sprzętu przy jednoczesnym zmniejszeniu narażenia na ryzyko. Oprogramowanie jest często używane jako narzędzie, w połączeniu z innymi strategiami organizacyjnymi. Pożądanym rezultatem jest optymalizacja członków zespołu projektowego i najbardziej efektywne wykorzystanie zasobów w celu uzyskania pożądanego rezultatu.
Zarządzanie projektami obejmuje kilka obszarów praktyk biznesowych. Obejmują one: analizę projektu; proces odkrywania tego, kto powinien być zaangażowany w podejmowanie decyzji i którego wiedzę specjalistyczną należy wykorzystać; oraz opracowanie ogólnej strategii projektowania przepływu pracy. W procesie odkrywania kierownik przepływu pracy projektu zazwyczaj pyta potencjalnych interesariuszy o ich cele w projekcie.
Te cele projektu obejmują sposób, w jaki projekt będzie funkcjonował po zakończeniu oraz jaki będzie ogólny projekt. W trakcie określania tych celów, najlepszy sposób realizacji etapów projektu powinien zacząć przybierać formę. Ponieważ przepływ pracy projektu jest zgodny z ogólnymi celami organizacji, zwykle gromadzona jest znaczna ilość informacji. Ważna jest również koordynacja z innymi aspektami organizacji.
Ocena skuteczności przebiegu projektu powinna być procesem ciągłym. Osiągnięcie kamieni milowych oferuje możliwość przeglądu dotychczasowych postępów oraz wprowadzenia korekt i dostosowań w razie potrzeby. Konflikty mogą powstać, gdy nowi członkowie zespołu są wprowadzani. Specjaliści ds. Zasobów ludzkich mogą współpracować z menedżerami przepływu pracy projektu, aby rozwiązać te konflikty, jeśli wystąpią.
Tworząc nowy obieg pracy projektu, można tworzyć i testować prototypy, a zainteresowane strony mogą gromadzić pomysły i obserwacje. Tymi zainteresowanymi stronami mogą być pracownicy produkcji, kierownictwo i specjaliści ds. Zasobów ludzkich. Ci ostatni posiadają dogłębną wiedzę na temat przepisów dotyczących bezpieczeństwa w miejscu pracy. Jest to ważny aspekt ograniczenia narażenia na ryzyko.
Ci, którzy zarządzają obiegiem projektów, zwykle będą posiadali wiedzę w zakresie zarządzania organizacyjnego i zasobów ludzkich oraz biegle w modelach decyzyjnych. Kierownik projektu jest również odpowiedzialny za identyfikację potencjalnych zagrożeń i zarządzanie nimi. Ryzyko może obejmować przerwanie dostępu do towarów, usług lub kluczowej osoby, która jest niezbędnym członkiem zespołu w projekcie. Kierownik projektu może być również zobowiązany do dostosowania się do zmian w ogólnym otoczeniu biznesowym poprzez potencjalne wykorzystanie nowych możliwości zwiększenia wydajności. Na przykład może zostać wydana aktualizacja oprogramowania używanego obecnie do opracowywania projektu lub zarządzania aspektem przepływu pracy w projekcie.