Co to jest list przewodni propozycji?
Listy przewodnie propozycji to profesjonalne listy wysyłane do potencjalnych klientów wraz z wypełnionymi propozycjami biznesowymi. Najlepsze przykłady listu motywacyjnego są krótkie, osobiste, ale profesjonalne i pomagają wzmocnić relacje między respondentem a odbiorcą. Istnieje kilka podstawowych elementów, które zawsze znajdują się w tego rodzaju literach, a także kilka typowych błędów, których należy unikać.
Błędem popełnianym przez wielu przedsiębiorców jest wykorzystanie listu motywacyjnego do podsumowania treści wniosku. Ponieważ wiele szablonów propozycji zawiera podsumowanie na końcu dokumentu, nie jest to konieczne. W rzeczywistości uwzględnienie tego rodzaju szczegółów w liście przewodnim tworzy sytuację, w której odbiorca musi wielokrotnie czytać te same informacje, co może mieć negatywny wpływ na proces oceny.
Jedną z najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać przy opracowywaniu listu motywacyjnego jest zwięzłość. Wystarczy trzy do czterech krótkich akapitów. Ustawienie tego rodzaju limitu dla siebie zapewni utrzymanie całego tekstu na jednej stronie, unikając w ten sposób pomyłki polegającej na wysłaniu kwoty minimalnej propozycji wraz z dokumentem głównym.
Otwarcie listu motywacyjnego do wniosku powinno być krótkie. Skorzystaj z pierwszego akapitu, aby podziękować odbiorcy za umożliwienie Ci udziału w procesie składania ofert. Właściwe jest również dopełnienie komplementu do struktury zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego, które zostały wykorzystane jako wytyczne dla wniosku i procesu składania wniosku. Zasadniczo można to zrobić w trzech do czterech zdań bez przesadzania z podziękowaniami.
Twój następny akapit może zawierać coś osobistego, ale wciąż profesjonalnego. Jeśli propozycja jest przesyłana do istniejącego klienta, należy wspomnieć o tym, jak bardzo podobała ci się praca z klientem w przeszłości. W przypadkach, gdy propozycja trafia do firmy, w której nigdy wcześniej nie prowadziłeś działalności, skoncentruj się na działającym rapportu, który został ustanowiony przez rozmowy telefoniczne, e-maile i wszelkie inne kontakty, które miałeś z głównym punktem kontaktowym podczas opracowywania wniosku. Może to pomóc w utrzymaniu, że list nie jest zbyt suchy, a jednocześnie uniknąć pomyłki związanej ze zbyt osobistym podejściem.
Aby zamknąć list motywacyjny propozycji, podaj swoje oczekiwania na przyszłość. Może to obejmować fakt, że nie możesz się doczekać zarabiania na firmie i cieszenia się długimi relacjami z nowym klientem. Ten akapit powinien wykazywać zaufanie do jakości oferowanych towarów lub usług, ale nie może rzucać żadnych zachowań na konkurentów. Koncentruj się na tym, ile możesz zrobić dla klienta, a nie na tym, jak jesteś lepszy niż wszyscy inni.
Nigdy nie pisz listu motywacyjnego, dopóki sama propozycja nie zostanie ukończona. Wynika to z faktu, że możesz mieć jedną lub dwie ostatnie minuty interakcji z odbiorcą, co wpłynie na ton i treść twojego listu. W każdym razie zawsze upewnij się, że struktura twojego listu jest zgodna z tym, co wiesz o kulturze korporacyjnej odbiorcy, i odpowiednio dobieraj słowa. Mając to na uwadze, jest to subtelny sposób wyrażenia szacunku dla sposobu, w jaki prowadzą interesy, nie wyglądając na protekcjonalne lub nadmiernie ekspresyjne w stosunku do komplementów.