Co to jest zapytanie ofertowe?
Zapytanie ofertowe to pisemne wezwanie firmy usługowej lub non-profit lub rządu do usługodawców i kontrahentów, które ostrzegają ich, że kupujący bawi oferty dla biznesu. Jest to formalny dokument określający szczegółowe wymagania dotyczące projektu lub usługi i jest udostępniany potencjalnym uczestnikom przedsięwzięcia. Zapytanie ofertowe (RFP), jak wiadomo, przyciąga zainteresowane strony, które spełniają określone kryteria oceny, do ubiegania się o dane stanowisko.
Firmy lub rząd mogą wydawać wnioski z różnych powodów. Zapytanie ofertowe może zostać wydane przez zarządzającego funduszem emerytalnym, który decyduje, którego doradcę inwestycyjnego zatrudnić do zarządzania portfelem. Firma może wystawić zapytanie ofertowe, gdy szuka firmy konsultingowej, która doradziłaby mu podczas ważnego wydarzenia firmowego, takiego jak konsolidacja. Rząd może wystawić zapytanie ofertowe dla niektórych projektów, na przykład gdy przyjmuje oferty od niezależnych kontrahentów lotniczych i obronnych na zlecenia.
Zapytanie ofertowe powinno pozostać bardzo szczegółowe, tak aby składały się wyłącznie z wykwalifikowanych stron, a formularz ma zazwyczaj wiele stron. Jasność we wniosku jest niezbędna, aby cele zadania zostały jasno przedstawione i spełnione zostały oczekiwania. Jeżeli pewne aspekty dokumentu pozostają niejasne, dostawca ma prawo zażądać dodatkowych informacji. Zapytanie ofertowe jest dla kupujących i dostawców okazją do zapoznania się ze sobą i zapewnienia od samego początku, że obie strony przestrzegają tych samych kryteriów i terminów.
Często istnieje wiele faz i warstw dokumentacji związanych z wysoce konkurencyjnym procesem składania wniosków. Pierwszym z tych kroków jest wstępne pozyskiwanie, w którym liczba uczestników jest usprawniona. Po wstępnej kontroli rozpoczyna się proces oceny i wyznacza się wiele komitetów w celu rozważenia krótkiej listy dostawców. Cena jest ważna w procesie oceny, chociaż nie jest to jedyne zastosowane kryterium. Kupujący musi znaleźć dostawcę, który nie tylko wpasuje się w budżet, ale będzie komplementował strategie i cele kupującego.
W końcowej fazie list zwycięzcy i list wręczenia nagrody są przekazywane zwycięzcy, a listy odrzucające są przekazywane pozostałym wnioskodawcom. Kontrakt jest udzielany dostawcy, który najlepiej spełnia budżet i kryteria nabywcy. Wystawca wniosku powinien wdrożyć daty i terminy etapów związanych z każdym etapem projektu.