Co to jest faktura za zamówienie zakupu?

Faktura zamówienia jest dokumentem używanym w transakcjach biznesowych. Nazwa tego dokumentu wynika z uwzględnienia numeru zamówienia zakupu. Numer ten będzie następnie wykorzystywany przez cały czas trwania transakcji. Możliwe jest posiadanie wielu faktur za zamówienie między kupującym a sprzedającym w dowolnym momencie. Taki dokument może być wykorzystywany do towarów lub usług.

Aby umowa była legalna, musi istnieć oferta i akceptacja. Wymiana pieniędzy i towarów między kupującym a dostawcą jest umową. W takiej sytuacji fakturę zamówienia można traktować jako ofertę, ponieważ kupujący wyraża chęć zakupu określonej ilości niektórych towarów po określonej cenie. Dostawca akceptuje, realizując zamówienie, wystawiając rachunek i otrzymując płatność.

Faktura za zamówienie zawiera zwykle wiele informacji. Kupujący powinien być wyraźnie zidentyfikowany, w tym jego dane kontaktowe. Oprócz tego zwykle jest miejsce na adres wysyłki, ponieważ firmy mogą mieć więcej niż jedno miejsce prowadzenia działalności. Numer zamówienia jest bardzo ważną informacją zwykle znajdującą się na górze dokumentu lub w jego pobliżu.

Osoba składająca zamówienie powinna być wymieniona na fakturze. Zasadniczo uwzględniono warunki szczególne dotyczące transakcji. Zamówienie powinno być dokładnie określone, w tym nazwy towarów lub usług, ilość, numery SKU i ceny. Kupujący może również obliczyć podatek, koszty wysyłki i przeładunku oraz inne koszty.

Faktura za zamówienie może chronić zarówno kupującego, jak i sprzedającego. W imieniu kupującego istnieją dowody, że poprosił o określoną liczbę konkretnych produktów i spodziewał się zapłacić określoną cenę. Jeśli sprzedawca dostarczy inne produkty lub usługi lub spróbuje podwyższyć cenę, kupujący będzie miał dokument, w którym zarejestruje swoją oryginalną ofertę. Sprzedawca jest chroniony, ponieważ bez takiego dokumentu kupujący mógłby zażądać towarów, a następnie odmówić ich przyjęcia lub zapłaty.

Mogą istnieć liczne faktury za zamówienia zakupu, ponieważ kupujący może składać nowe zamówienia przed wypełnieniem poprzednich zamówień. Na przykład powiedzmy, że Konserwacja Charliego zawiera umowę na wymianę dachu. Charlie może użyć faktury zamówienia zakupu, aby poprosić o materiały eksploatacyjne do zadania. Później tego samego dnia Dział Konserwacji Charliego może uzyskać kolejną umowę na naprawę doku. Materiały potrzebne do tego zadania prawdopodobnie zostaną umieszczone na innej fakturze zamówienia.

Podkreśla to znaczenie numeru zamówienia zakupu. Za każdym razem, gdy obie strony się komunikują, ten numer będzie ogólnie używany do wyeliminowania zamieszania. Obejmuje to zapytania dotyczące statusu zamówienia, wysyłania powiadomień o zaległościach oraz wystawiania rachunków.