Co to jest numer zamówienia?
Numer zamówienia (PO) to kod alfanumeryczny, który jest przypisany do konkretnego żądania zakupu czegoś. Najczęściej liczby PO są używane wewnętrznie przez firmy do śledzenia własnych zakupów. Niektóre firmy jednak przypisują kody do całej swojej sprzedaży i przekazają liczby PO swoim klientom, aby klienci mogli śledzić swoje zamówienia. Kody te mogą znajdować się w dowolnym formacie alfanumerycznym, a wiele firm użyje określonych liter lub cyfr, aby wskazać pewne rzeczy na temat zamówienia, takie jak to, co jest sprzedawane, lokalizacja, kupujący i data.
Używanie w spółkach
W wielu firmach numer zamówienia jest przypisany po tym, jak pracownik lub dział składa wniosek o zamówienie niektórych towarów lub usług. Żądanie zwykle jest formalnie przesyłane do agenta zakupu przy użyciu tak zwanego formularza zapotrzebowania. Jeśli żądanie zostanie zatwierdzone, zamówienie zakupu jest utworzone i przypisane jest numer zamówienia zakupu. W tym momencie zamówienie jest złożone zNother Company, która często rejestruje numer PO Kupującego do włączenia szczegółów zamówienia.
Ponieważ sprzedawca przygotowuje listę wysyłki lub pakowania do zamówienia klienta, numer PO zwykle znajduje się w szczegółach. Umożliwia to agentowi przyjmującemu kupującemu weryfikację ilości i rodzaju dostarczonych towarów oraz potwierdzenie, że wysyłka jest powiązana z odpowiednio autoryzowanym zamówieniem. Numer zamówienia zostanie również pojawia się na fakturze i wszelkich innych dokumentach, które dostawca przekazuje klientowi. Z tej perspektywy liczba PO przyspiesza planowanie płatności na rzecz dostawcy i pozwala na kierowanie towarów do odpowiedniego działu.
Numer PO umożliwia również firmie zastosowanie kosztów do budżetu działu, który złożył zamówienie. Zapewnia również działom płatnym działowi weryfikację, że kosztjest legalny. Płatność można następnie renderować dostawcy.
Format
Dokładna konstrukcja i długość numeru zamówienia zakupu będą się różnić w zależności od firmy. Wiele firm działających w wielu witrynach użyje kilku pierwszych znaków kodu, aby zidentyfikować lokalizację, która złożyła zamówienie, takie jak „chi”, aby reprezentować obiekt w Chicago. Kolejne kilka znaków może zidentyfikować konkretny dział, który złożył zamówienie, taki jak „RD” do reprezentowania działu badań i rozwoju. Zatem liczba PO zamówienia złożona przez dział badań i rozwoju firmy w Chicago może zacząć od „Chird”, a następnie innych alfanumerycznych znaków, które dostarczają więcej informacji o zamówieniu.
Firmy zwykle ustruktują swoje liczby PO w jaki sposób najlepiej działają w ich wewnętrznych systemach śledzenia. Niektóre korzystają również z dystansów lub przestrzeni, co może pomóc, gdy tylko niektóre znaki w liczbie PO muszą być odczytane dla specyfikacjiFIC CEL. W odpowiedzi na szeroką gamę długości i formatów, których można użyć, wielu dostawców konfiguruje pola w swoich bazach danych śledzenia zamówień, aby umożliwić dowolną liczbę znaków - nawet 30 lub więcej - zastosować w numerze zamówienia.