Co to jest numer zamówienia?

Numer zamówienia (PO) to kod alfanumeryczny przypisany do konkretnego żądania zakupu. Najczęściej numery PO są używane wewnętrznie przez firmy do śledzenia własnych zakupów. Niektóre firmy przypiszą kody do całej sprzedaży i podadzą klientom numery PO, aby klienci mogli śledzić swoje zamówienia. Kody te mogą mieć dowolny format alfanumeryczny, a wiele firm użyje określonych liter lub cyfr, aby wskazać pewne rzeczy dotyczące zamówienia, takie jak to, co jest sprzedawane, lokalizacja, kupujący i data.

Używaj w firmach

W wielu firmach numer zamówienia zakupu jest przypisywany po tym, jak pracownik lub dział złoży wniosek o zamówienie niektórych towarów lub usług. Żądanie zwykle jest formalnie składane do agenta zakupów przy użyciu tak zwanego formularza zapotrzebowania. Jeśli żądanie zostanie zatwierdzone, zostanie utworzone zamówienie zakupu, któremu zostanie przypisany numer zamówienia. W tym momencie zamówienie jest składane w innej firmie, która często rejestruje numer zamówienia kupującego w celu uwzględnienia w szczegółach zamówienia.

Gdy sprzedawca przygotowuje listę wysyłkową lub pakunkową do zamówienia klienta, numer zamówienia zazwyczaj jest zawarty w szczegółach. Umożliwia to agentowi kupującemu sprawdzenie ilości i rodzaju dostarczonych towarów oraz potwierdzenie, że przesyłka jest powiązana z odpowiednio autoryzowanym zamówieniem. Numer zamówienia zakupu pojawia się również na fakturze i wszelkich innych dokumentach, które sprzedawca przekazuje klientowi. Z tej perspektywy numer zamówienia przyspiesza planowanie płatności dla dostawcy i umożliwia kierowanie towarów do odpowiedniego działu.

Numer zamówienia umożliwia także firmie zastosowanie kosztu do budżetu działu, który złożył zamówienie. Zapewnia również działowi rozliczania się weryfikację, czy wydatek jest zgodny z prawem. Płatność może zostać następnie przekazana dostawcy.

Format

Dokładna konstrukcja i długość numeru zamówienia różnią się w zależności od firmy. Wiele firm, które działają w wielu lokalizacjach, użyje pierwszych kilku znaków kodu do zidentyfikowania lokalizacji, która złożyła zamówienie, np. „CHI” do reprezentowania obiektu w Chicago. Następne kilka znaków może zidentyfikować konkretny dział, który złożył zamówienie, na przykład „RD”, który reprezentuje dział badań i rozwoju. Dlatego numer zamówienia dla zamówienia złożonego przez dział badań i rozwoju firmy w Chicago może zaczynać się od „CHIRD”, a następnie innych znaków alfanumerycznych, które dostarczają więcej informacji na temat zamówienia.

Firmy zwykle nadają strukturę swoim numerom zamówienia w taki sposób, który najlepiej działa z ich wewnętrznymi systemami śledzenia. Niektóre wykorzystują również myślniki lub spacje, które mogą pomóc, gdy tylko określone znaki w numerze PO muszą zostać odczytane w określonym celu. W odpowiedzi na szeroką gamę długości i formatów, których można użyć, wielu dostawców konfiguruje pola w swoich bazach danych śledzenia zamówień, aby umożliwić użycie dowolnej liczby znaków - nawet 30 lub więcej - w numerze zamówienia.