Co to jest zapytanie o zamówienie?

Żądanie zamówienia zakupu jest pierwszym krokiem do złożenia zamówienia zakupu. Żądanie może zostać wygenerowane przez ręczne sprawdzenie zapasów lub ze zautomatyzowanego zapotrzebowania na zakup wygenerowanego z systemu informacji zarządczej. W dużych operacjach produkcyjnych dział zakupów może nawet nie znajdować się w tym samym budynku lub lokalizacji geograficznej, co zakład, dlatego do otrzymania komponentów na zamówienie wymagany jest list z prośbą o zamówienie.

W przypadku małych operacji lub „pokazu jednego człowieka” często stosuje się wizualny system inwentaryzacji zamiast droższego skomputeryzowanego systemu inwentaryzacji. Gdy zapasy danego produktu są niskie, właściciel po prostu dzwoni do dostawcy i składa zamówienie. W zależności od rodzaju firmy właściciel może korzystać z systemu Kanban lub dwóch pojemników, co oznacza, że ​​żądanie zamówienia zakupu jest uruchamiane, gdy pierwszy pojemnik zostanie pusty, a drugi pojemnik zostanie wyciągnięty.

Ten rodzaj systemu zapasów polega na wizualnej kontroli zapasów w celu ustalenia, kiedy zamówić dodatkowy produkt. Po potwierdzeniu zamówienia przez dostawcę, właściciel często podaje kartę kredytową, aby zapłacić za produkt. Alternatywnie właściciel może wystawić zamówienie, które jest w formie papierowej, podając zakupiony produkt oraz warunki płatności.

Większe operacje zazwyczaj wykorzystują system informacji zarządczej lub system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) do śledzenia zapotrzebowania, zapasów i zamówień zakupu. Te systemy komputerowe działają, gdy główny harmonogram wprowadza dane marketingowe. Następnie system porówna planowany harmonogram budowy produktu z bieżącymi wyrobami gotowymi, produkcją w toku i zapasami surowymi.

Systemy komputerowe mają tabelę lub plik, który zawiera czas realizacji dostawcy dla każdego komponentu użytego w procesie produkcyjnym. Podczas porównywania przez system harmonogramu kompilacji produktu z zapasami bierze pod uwagę czas realizacji zamówienia dostawcy i generuje żądanie zamówienia zakupu dla wszystkich komponentów, które należy zamówić. Większość zakładów produkcyjnych działa w środowisku just-in-time (JIT), co oznacza, że ​​system planuje dostawę komponentów tuż przed terminem, w którym są one potrzebne do operacji produkcyjnej. Ten proces zmniejsza ilość potrzebnej powierzchni magazynowej i zmniejsza kapitał związany z zapasami.

Wynikłe żądanie zamówienia zakupu jest następnie wysyłane do dostawców komponentów przez dział zaopatrzenia. Gdy dostawcy potwierdzą wycenę komponentów, minimalne ilości zamówień i czas realizacji, zespół zaopatrzenia wyda solidne zamówienie. Zamówienie jest wiążącym dokumentem gwarantującym, że dostawca zostanie opłacony przy dostawie.