Co to jest prośba o informacje?
Prośba o informacje lub RFI to wspólna strategia biznesowa, która ma na celu umożliwienie potencjalnym klientom gromadzenia danych dotyczących usług i wsparcia oferowanego przez różnych potencjalnych dostawców. Dokładny format dokumentu będzie się różnić w zależności od rodzaju i głębokości informacji, które klient chce uzyskać. Często żądanie informacji jest prostym dokumentem z pytaniami i odpowiedziami, który wymaga bardzo prostych odpowiedzi, umożliwiając klientowi przesłanie zapytania do wielu dostawców i łatwe porównanie odpowiedzi.
Podczas gdy żądanie informacji ma pewne cechy wspólne z zapytaniem ofertowym lub zapytaniem ofertowym, klienci zwykle wykorzystują RFI jako sposób gromadzenia podstawowych danych w ramach przygotowań do podjęcia decyzji, którzy dostawcy zostaną wybrani do otrzymania zaproszenia do złożenia formalnej oferty. Typowa RFI nie zapewnia zbyt dużej wiedzy o kliencie i ma tendencję do skupiania się bardziej na ogólnych praktykach biznesowych, asortymencie towarów i usług dostępnych od dostawcy, a czasem na standardowych opublikowanych cenach. W przeciwieństwie do tego zapytanie ofertowe zwykle wykracza poza te podstawowe informacje, dostarczając dodatkowe dane o kliencie, żądając wyceny opartej na zużyciu wolumenu i zapraszając dostawców do odpowiedzi z rozwiązaniami na konkretne potrzeby klienta.
Z tej perspektywy żądanie informacji może być postrzegane jako sposób gromadzenia informacji, które są następnie oceniane i wykorzystywane do ustalenia następnego etapu procesu. Jeśli chodzi o to, by ostatecznie poszukać dostawców w celu zawarcia długoterminowej umowy, klient może wysłać RFI do wielu firm, które oferują pożądane produkty podstawowe. Po otrzymaniu wszystkich odpowiedzi klient porównuje zalety każdej odpowiedzi, ostatecznie zawężając listę kandydatów do zapytania ofertowego do kilku wybranych. W tym momencie dostawcy, którzy pomyślnie przeszli ten wstępny etap, są proszeni o przesłanie oferty, zwykle przy użyciu żądania i określonego formatu dostarczonego przez potencjalnego klienta.
Prośba o informacje może być również wykorzystana jako podstawowy proces biznesowy do oceny potencjalnych dostawców, w przypadku których długoterminowa umowa nie jest praktyczna. W tym scenariuszu RFI służy do identyfikacji dostawców, którzy oferują najbardziej konkurencyjne standardowe ceny towarów i usług, których klient może potrzebować od czasu do czasu. Na przykład lokalna firma może wysłać RFI do wszystkich lokalnych sklepów z artykułami biurowymi w celu ustalenia, która z nich ma najniższą cenę na ogólne artykuły biurowe, które oferują zniżki ilościowe, jeśli zamówienie przekroczy określoną kwotę, oraz kto dostarcza zamówienia z opłatą za dostawę lub bez. Dane są przechowywane w aktach, dzięki czemu małe firmy mogą podejmować decyzje o tym, gdzie kupić materiały biurowe w razie potrzeby.