Co to jest zapytanie ofertowe (RFP)?
Zapytanie ofertowe, powszechnie zwane zapytaniem ofertowym, jest dokumentem wykorzystywanym przez wiele organizacji do otrzymywania ofert usług lub towarów od potencjalnych dostawców. Dokładna struktura zapytania ofertowego będzie się różnić w zależności od sytuacji. Oznacza to, że formuła pisania zapytania ofertowego będzie w dużej mierze zależeć od kultury podmiotu, który wydaje zapytanie i tego, czego oczekują od odpowiedzi. Oto kilka przykładów elementów, które można znaleźć w wielu zapytaniach ofertowych bez względu na branżę lub organizację.
Podobnie jak w przypadku wielu prac związanych z pisaniem dokumentów biznesowych, odpowiednie zapytanie ofertowe rozpocznie się od podania celu dokumentu. Zazwyczaj można to podsumować w kilku zdaniach i pozwala wnioskodawcom lub stronom zaproszonym do złożenia formalnej propozycji dokładnie wiedzieć, czego podmiot wydający szuka w zakresie usług lub towarów. Nawet najbardziej zwyczajne formaty zapytania ofertowego zawierają informacje tego rodzaju.
Wraz z podaniem celu lub przyczyny zapytania ofertowego nie jest niczym niezwykłym dołączenie niektórych ogólnych informacji o podmiocie. Informacje zwykle zawierają ograniczone szczegóły dotyczące wielkości firmy, liczby obecnie utrzymywanych lokalizacji oraz wszelkich natychmiastowych planów ekspansji, które mogłyby wpłynąć na odpowiedzi wnioskodawców. Zazwyczaj szczegół nie jest wyczerpujący. Zazwyczaj jednak wystarczy, aby wnioskodawcy mogli przeprowadzić badania we własnym zakresie, aby lepiej zrozumieć potrzeby strony, która wystosowała wniosek.
Zasadniczo zapytanie ofertowe może być bardzo szerokie lub bardzo szczegółowe. Niektóre wnioski nie są dłuższe niż jedna strona i zawierają tylko ogólne wytyczne dotyczące składania, takie jak kilka konkretnych obszarów, którymi należy się zająć, jak złożyć gotowy wniosek i termin, w którym wszystkie wnioski są należne. Inne zapytania ofertowe zawierają określone sekcje i format, którego należy bezwzględnie przestrzegać.
Oba te podejścia do formatowania zapytania ofertowego mają zalety. Szeroki format zapewnia, że niezbędne informacje będą zawarte w treści odpowiedzi, ale pozwala podmiotowi zorientować się, w jaki sposób przedstawia się każdy wnioskodawca, jeżeli daje on dużą swobodę w odpowiedzi. Natomiast wysoce ustrukturyzowany format mówi wnioskodawcy dokładnie, jak organizować dane w sposób, który z pewnością będzie miał znaczenie dla podmiotu wydającego. Jednocześnie kompleksowa struktura pozwala dosłownie porównać odpowiedzi kilku respondentów obok siebie, przeglądając listę sekcji jeden po drugim.
W zależności od rodzaju usługi lub towarów, zapytanie ofertowe może zawierać przykładowe scenariusze, które ilustrują, czego twórca zapytania potrzebuje od dostawcy w sytuacjach rutynowych i awaryjnych. Na przykład, jeśli zapytanie ofertowe dotyczy usług telekonferencyjnych, jednostka inicjująca może chcieć dowiedzieć się, czy sprzedawca może zagwarantować dostępność określonej liczby portów lub linii nawet w szczytowych okresach biznesowych. Sprzedawca może również rozwiązać określone problemy, takie jak wdrożenie sieci wsparcia do użytku w przypadku awarii w całej firmie lub jeśli sprzedawca może obsłużyć planowanie i wykonywanie połączeń konferencyjnych bez wcześniejszego powiadomienia.
Firmy lub inne organizacje, które muszą wystawić zapytanie ofertowe, ale nie są pewne, jak najlepiej ustrukturyzować dokument, mogą często rozpocząć proces, korzystając z jednej z wielu bezpłatnych opcji szablonów zapytań dostępnych w Internecie. Szablony te można modyfikować w razie potrzeby. W niektórych przypadkach szablony otrzymają co najmniej jeden przykład zapytania ofertowego, który będzie służył jako przewodnik dla osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przygotowanie zapytania ofertowego.