Co to jest prośba o kwalifikacje?
Zapytanie o kwalifikacje (ZO) to dokument, który wymienia wymagania dotyczące projektu i żąda od wykonawców przedstawienia deklaracji zainteresowania, w tym wykazania ich zdolności do ukończenia projektu. Jest to narzędzie do wstępnej kwalifikacji stosowane przez firmy, które są w trakcie zbierania ofert na projekt. Dokument ten jest czasem dystrybuowany przed bardziej szczegółowym zapytaniem ofertowym (RFP).
Głównym celem wniosku o kwalifikację jest ustalenie, czy firma licytująca posiada umiejętności potrzebne do osiągnięcia pożądanego rezultatu. W tym celu dokument musi zawierać dokładny przegląd projektu. Niektóre z najczęstszych szczegółów obejmują podstawowy opis projektu, przybliżony budżet, potrzebne umiejętności i wszelkie specjalne warunki, o których powinien wiedzieć wykonawca. Dokument zwykle zawiera również dane kontaktowe i termin składania wniosków.
Zapytanie o kwalifikacje można również wykorzystać do ustalenia, czy wykonawca może pomóc w wyjaśnieniu parametrów źle zdefiniowanego projektu. Jest to najczęstsze, gdy dany problem wymaga ekspertyzy, aby można go było właściwie rozwiązać. Zdolność kontrahenta do dopracowania problemu i stworzenia skutecznych ram dla kontynuacji projektu może być czynnikiem decydującym o tym, czy zostaną zaproszeni do złożenia odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Po złożeniu przez wszystkie zainteresowane firmy wniosku o kwalifikacje do firmy wynajmującej każdy formularz jest oceniany. Większość firm będzie dysponować systemem zarządzania tym procesem, dzięki czemu każda aplikacja otrzyma dokładną i równą uwagę. Po ustaleniu najlepszych wnioskodawców zwykle przygotowywane są komunikaty dla wszystkich wnioskodawców w celu poinformowania ich o ich statusie. Wybrani wnioskodawcy są następnie zapraszani do przedstawienia swoich planów ukończenia projektu. Po prezentacjach firma zazwyczaj rozsyła zapytanie ofertowe do najlepszych kandydatów, aby mogli przedstawić szczegóły dotyczące przewidywanego podejścia, opłat i innych szczegółów projektu.
Niektóre firmy rozpowszechnią zapytanie ofertowe (RFI) przed wydaniem wniosku o kwalifikacje. W tym dokumencie prosi się po prostu wykonawców, którzy chcą złożyć ofertę na projekt, o złożenie oświadczenia wskazującego zainteresowanie. Nie zawiera tyle informacji o projekcie, co ZO, ale zazwyczaj wystarcza, aby pomóc wykonawcy podjąć decyzję o złożeniu oferty. Dokument zwykle zawiera również informacje o tym, jak poprosić o zapytanie ofertowe.