Co to jest zapytanie ofertowe?
Zapytanie ofertowe (ZO) to zaproszenie do składania ofert, zwykle wysyłane do kilku potencjalnych dostawców, z prośbą o ustalenie ceny na produkty lub usługi względnie standardowe lub towarowe. Takie zachęty do licytacji konkurencyjnej zwykle wymagają od respondentów przedstawienia więcej niż tylko szacunkowych kosztów. Organizacje inicjujące zapytanie ofertowe zazwyczaj podają szczegółowe specyfikacje przedmiotu i proszą oferentów o potwierdzenie, że ich produkt lub usługa spełnia lub przewyższa wszystko określone. Wnioskodawcy zwykle wymagają również zobowiązań dotyczących dat dostawy, warunków płatności, zapewnienia jakości i czasu obowiązywania podanej ceny. Praktycznie zawsze jest termin na przesłanie dokumentu ZO.
Proces składania ofert jest korzystny zarówno dla organizacji składającej wniosek, jak i dla licytacji. Firmy zamawiające zwiększają swoją siłę nabywczą, dając sobie możliwość negocjacji z wieloma kandydatami na dostawców. Zwiększają również prawdopodobieństwo otrzymania najlepszej ceny, ponieważ wszyscy sprzedawcy wiedzą, że biorą udział w licytacji i prawdopodobnie oferują bardzo konkurencyjne ceny. Potencjalni dostawcy zazwyczaj doceniają możliwość konkurowania o biznes na równych zasadach.
Ogólnie Internet obfituje w modele do opracowywania skutecznych zapytań ofertowych i odpowiedzi na zapytania ofertowe. Wprowadzenie w wyszukiwarce internetowej terminów takich jak „zapytanie ofertowe” lub „zapytanie ofertowe”, a następnie dodatkowych słów, takich jak „przykład”, „próbka”, „odpowiedź” lub „przykład odpowiedzi”, powinno zawierać szeroki zakres przykładów do przejrzenia. Znormalizowane szablony zarówno do opracowywania, jak i odpowiadania na zapytania ofertowe są również dostępne online, zwykle w skromnej cenie. Wyszukiwarki internetowe mogą je łatwo znaleźć, dodając „szablon” lub „szablony” do wszystkiego, co szukają, aby zawęzić wyszukiwanie.
Zapytanie ofertowe jest jednym z czterech „zapytań o” dokumenty często używanych w procesie zakupów biznesowych. Dwa inne są również wykorzystywane w przetargach konkurencyjnych - zapytanie ofertowe (RFP) i zapytanie ofertowe (RFT). Zapytania ofertowe, najbliższe krewnym zapytaniom ofertowym, są zwykle wydawane dla raczej złożonych produktów lub usług i wymagają uzupełnienia oferty cenowej o pisemną propozycję opisującą, w jaki sposób produkt lub usługa zaspokoi specyficzne potrzeby organizacji. RFT to ogłoszenie przez agencję rządową licytacji, która jest otwarta dla wszystkich dostawców na określone produkty lub usługi. Czwarty dokument w kategorii „prośba o” to prośba o informacje (RFI) - dokument, który nie prosi o oferty, ale szuka jedynie informacji o potencjalnych dostawcach, aby zakwalifikować ich do włączenia na listy ofert zapytań ofertowych lub zapytań ofertowych lub do ostrzeżenia im, że mogą otrzymywać zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe.