Co to jest zapytanie ofertowe?
Czasami nazywany po prostu RFT, zaproszenie do składania ofert jest dokumentem, który służy jako zaproszenie dla dostawców i różnych rodzajów dostawców do dostarczenia towarów i usług dla wystawcy dokumentu. W przeważającej części z tego rodzaju zaproszeń korzystają podmioty rządowe, od szczebla lokalnego do krajowego. Zapytanie ofertowe pełni podobną funkcję jak zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe w sektorze prywatnym.
Jedną z cech wyróżniających zaproszenie do składania ofert jest to, że zaproszenie nie jest wysyłane do wybranej grupy potencjalnych dostawców. Różni się to od zapytania ofertowego, w którym dokument może być nieco obszerny lub bardzo szczegółowy i jest skierowany tylko do dostawców, którzy według firmy mogą spełnić jego potrzeby. Zamiast tego rządy koncentrują się na dostarczaniu bardzo szczegółowych informacji na temat rodzajów towarów, których chcą, i zapraszają do tego szeroką gamę potencjalnych dostawców. Każda firma lub osoba, która spełnia kryteria określone w tekście dokumentu, może złożyć wniosek i uzyskać status autoryzowanego dostawcy.
W niektórych krajach odpowiedź na zapytanie ofertowe wymaga od potencjalnego dostawcy przesłania tzw. Zapytania o informacje lub RFI. Dokument ten zasadniczo zawiera informacje o potencjalnym dostawcy, w tym szczegółowe informacje na temat liczby lat działalności, informacje dotyczące stabilności finansowej firmy oraz wszelkie inne czynniki, które mogą być istotne dla zakwalifikowania się jako autoryzowany dostawca dla rządu. Kopię dokumentu można przesłać wraz ze złożeniem RFT, lub sprzedawca może być zobowiązany do potwierdzenia, że RFI został wcześniej złożony, z podaniem daty i podmiotu rządowego, który otrzymał żądanie informacji.
Nie ma standardowego szablonu do przygotowania zapytania ofertowego. Ostateczny dokument będzie odzwierciedlał obecne przepisy i standardy, których rząd musi przestrzegać. Oznacza to, że ostateczny projekt będzie prawdopodobnie bardzo szczegółowy i zapewni potencjalnym dostawcom odpowiednie informacje, aby ustalić, czy powinni odpowiedzieć na żądanie. Wymagania tego rodzaju uniemożliwiają sprzedawcom, którzy nie spełniają standardów rządowych, poświęcenie czasu na przygotowanie odpowiedzi, która z dużym prawdopodobieństwem zostanie rozważona, przy jednoczesnym zminimalizowaniu liczby odpowiedzi, które muszą zostać zweryfikowane przez podmiot, który wydał pierwotne zaproszenie do składania ofert.