Co to jest księga sprzedaży?

Księga sprzedaży to narzędzie księgowe używane w biznesie do śledzenia sprzedaży lub faktur wysyłanych do klientów. Księga sprzedaży może być bardzo prosta lub złożona, w zależności od wielkości i charakteru działalności. Księgi sprzedaży były kiedyś pisane ręcznie w notesach z różnymi kolumnami, ale teraz znacznie częściej śledzenie wydatków za pomocą elektronicznego arkusza kalkulacyjnego lub księgowych programów komputerowych, które są łatwiejsze do organizowania, sortowania i zmiany w razie potrzeby. Zasadniczo ten rodzaj księgi będzie zawierał wiele różnych kolumn, w tym datę, numer faktury, jeśli dotyczy, opis produktu lub usługi oraz otrzymaną za nią kwotę.

Prowadzenie dokładnej księgi sprzedaży jest ważne dla firmy z wielu powodów. Pomaga nie tylko śledzić zyski i straty, ale może również pomóc w wykryciu trendów zakupowych lub innych danych dotyczących sprzedaży, które mogą dać wskazówki na przykład na temat udanych kampanii reklamowych lub ekspozycji sklepowych. Ponadto księga może być pomocnym narzędziem do przygotowywania deklaracji podatkowych na koniec roku, a także może być nieoceniona przy określaniu zysków i wydatków, jeśli firma zostanie kiedykolwiek poddana audytowi.

Niektóre firmy muszą utworzyć księgę sprzedaży do fakturowania klientów. W takim przypadku pomocne może być kilka różnych kolumn; standardowa data, numer faktury i opis usługi są na ogół ważne. Cenna jest również data wysłania faktury, a także data otrzymania płatności i kwota płatności. Opis rodzaju płatności, taki jak czek, kredyt lub gotówka, jest również ważny dla celów księgowych. Księga sprzedaży dla sprzedaży fizycznej może być nieco inna, ponieważ zazwyczaj są one płacone w punkcie sprzedaży, a nie rozliczane później, chociaż ogólne zasady rachunkowości są takie same.

Zasadniczo dobrym pomysłem jest aktualizowanie księgi sprzedaży tak często, jak to możliwe, przynajmniej raz dziennie, jeśli nie przy każdej sprzedaży. Zautomatyzowane programy punktów sprzedaży mogą po prostu wydrukować rejestr sprzedaży na koniec dnia, co może ułatwić proces. W przeciwnym razie firmy powinny usiąść raz dziennie i zanotować sprzedaż, a następnie zrównoważyć księgę tak dużo, jak to możliwe na koniec tygodnia. Pomoże to uniknąć kosztownych błędów.