Co to jest dziennik specjalny?
Dziennik specjalny jest częścią księgi rachunkowej firmy, która reprezentuje określone transakcje biznesowe. Historyczne księgi rachunkowe składały się z książek papierowych i papieru kolumnowego. Księga główna obejmowała wszystkie niewyspecjalizowane transakcje firmy, a także sumy z każdej księgi głównej lub dziennika specjalnego. W dzisiejszym środowisku biznesowym skomputeryzowane oprogramowanie księgowe stanowi nowoczesną reprezentację historycznych ksiąg rachunkowych. Pakiety oprogramowania do księgowości oparte są na tych samych zasadach rachunkowości co do korzystania z księgi głównej i dzienników specjalnych lub indywidualnych do raportowania informacji finansowych.
Specjalne dzienniki księgowe są powszechnie używane do rejestrowania listy płac firmy, sprzedaży, zakupów, kwitów pieniężnych i wypłat gotówki. Każdy specjalny dziennik składa się z określonych kont, które służą do rejestrowania określonych, indywidualnych transakcji finansowych. Suma dla każdego dziennika jest zwykle zapisywana w ogólnej księdze rachunkowej spółki na koniec miesiąca. Następnie tworzone są sprawozdania finansowe przy użyciu sum z księgi głównej.
Dzienniki płac zawierają wszystkie informacje dotyczące płatności na rzecz pracowników za czas przepracowany w firmie. Ten specjalny dziennik może również zawierać informacje dotyczące podatków od wynagrodzeń należnych agencjom federalnym, stanowym lub lokalnym. Informacje o liście płac są rejestrowane w różnych momentach w całym okresie rozliczeniowym; większość firm rejestruje te informacje dwa razy w miesiącu lub za każdym razem, gdy ich pracownicy otrzymują wynagrodzenie.
Dziennik sprzedaży rejestruje wszystkie towary lub usługi sprzedawane konsumentom lub innym firmom. Informacje te są zwykle rejestrowane w specjalnym dzienniku, ponieważ transakcje występują podczas normalnych operacji biznesowych. Liczba kont używanych w dzienniku sprzedaży zależy od liczby produktów sprzedawanych przez firmę i ilości szczegółów, które chcą rejestrować. Wpisy kompensacyjne są zwykle dokonywane między dziennikiem sprzedaży a kanałem wpływów pieniężnych, który reprezentuje pieniądze należne firmie od klientów.
Arkusz pokwitowań gotówkowych reprezentuje wszystkie pieniądze, które są obecnie winni firmie klienci. Kwota ta może zostać zmniejszona o dowolne pieniądze wypłacone z góry przez klientów, którzy początkowo dokonali zakupów w firmie. Ten specjalny dziennik jest bardzo ważny dla firmy, ponieważ zawiera informacje o tym, ile pieniędzy firma ma na zaległe należności.
Ostatnim dziennikiem specjalnym w systemie księgowym firmy jest dziennik wypłat gotówki. Ten specjalny dziennik zawiera wszystkie informacje dotyczące zakupów zasobów gospodarczych lub wkładów biznesowych dokonanych przez firmę. Transakcje finansowe są rejestrowane w momencie ich wystąpienia, niezależnie od tego, czy są opłacane gotówką czy na konto firmy.