Co to jest polityka wydatków?
Polityka wydatków to logiczny i zorganizowany plan działania, który służy do określania sposobu wykorzystania dostępnych zasobów. Tego rodzaju polityka jest często stosowana zarówno przez rządy, jak i przedsiębiorstwa, i pomaga w kontrolowaniu wydatków. Opracowanie opłacalnej polityki wydatkowej ma kluczowe znaczenie dla bieżącej działalności firmy, ponieważ pomaga zapewnić, że towary i usługi potrzebne do działania są pod ręką, a pieniądze nie są marnowane na rzeczy nieistotne.
Przy opracowywaniu polityki wydatków firmy ważne jest, aby określić nie tylko rodzaj wydatków niezbędnych do bieżącej działalności, ale także ustalić priorytety tych wydatków, aby towary były kupowane w odpowiednim czasie. Takie postępowanie ma kilka zalet dla firmy. Planując wydatki zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi dotyczącymi zakupów, możliwe jest utrzymywanie zapasów w rozsądnych granicach i unikanie płacenia podatków od towarów, które pozostają w magazynach przez długi czas. Ponadto ustanowienie zasad wydatkowania, które kontrolują proces wydatkowania, będzie oznaczało, że zasoby są dostępne, aby poradzić sobie z nieprzewidzianymi problemami, zamiast zajmować istniejące zasoby.
Pisanie polityki wydatków jest bardzo podobne do pisania budżetu, ponieważ konieczne jest określenie rodzajów potrzebnych zakupów, kiedy te zakupy powinny się odbyć oraz ilości, które mogą być dozwolone przy zakupie każdego towaru lub usługi. Wiele firm prowadzi dział zakupów odpowiedzialny za przestrzeganie polityki wydatków. Często przekłada się to na strukturę, w której działy składają zapotrzebowania na towary niezbędne do przeglądu przez agenta zakupów. Agent ocenia zapotrzebowanie, a jeśli zostanie zatwierdzone, przypisuje zamówienie do żądania i autoryzuje złożenie zamówienia. Takie podejście ułatwia przetwarzanie płatności na rzecz dostawców i śledzenie tych wydatków w świetle budżetu ustalonego dla każdego działu w strukturze firmy.
W najlepszym wydaniu polityka wydatkowa pozwala przedsiębiorstwu na jak najrozsądniejsze wykorzystanie jego zasobów finansowych, co ostatecznie prowadzi do produkcji towarów i usług sprzedawanych klientom i generujących przychody. Kiedy polityka wydatków jest niekompletna lub źle zdefiniowana, szanse na utrzymanie wydatków w rozsądnych granicach i zwiększenie dolnej linii firmy są znacznie zmniejszone, czasami nawet do punktu, w którym firma może ponieść porażkę.