Co to jest telekonferencja?
Telekonferencja to spotkanie lub konferencja odbywająca się za pośrednictwem połączenia telefonicznego lub sieciowego między uczestnikami w odległych miastach lub miejscach pracy. Istnieje wiele rodzajów telekonferencji, z najprostszą formą polegającą na użyciu telefonu głośnomówiącego w każdym miejscu do przeprowadzenia konferencji audio. Bardziej wyrafinowane spotkania telekonferencyjne obejmują wymianę audio, wideo i danych. Termin telekonferencja może również odnosić się do wydarzenia na żywo, które jest transmitowane przez satelitę do różnych lokalizacji jednocześnie.
Chociaż telekonferencja jest szerokim terminem obejmującym różne opcje, podstawy wszystkich telekonferencji obejmują korzystanie ze sprzętu telekomunikacyjnego, użytkowników w wielu lokalizacjach oraz współpracę między uczestnikami. Podstawowa konferencja audio jest w istocie połączeniem konferencyjnym. Grafika audio, inna forma telekonferencji, umożliwia uczestnikom udostępnianie grafiki, dokumentów i wideo oprócz dźwięku; i obejmuje dodatkowe wyposażenie, takie jak tablety elektroniczne, skanery i terminale danych głosowych.
E-mail jest częstym przykładem telekonferencji komputerowej. Dzięki zastosowaniu dodatkowego sprzętu, głównie kamery telewizyjnej, wideokonferencja najbardziej przypomina spotkanie twarzą w twarz, w tym możliwość oglądania uczestników we wszystkich lokalizacjach. Wiele firm ma salę wideokonferencyjną na stałe wyposażoną w niezbędny sprzęt.
Wiele zalet telekonferencji dla szkół i firm obejmuje oszczędność czasu podróży i kosztów, dzięki którym wszyscy uczestnicy mogą dotrzeć do jednego miejsca. W przypadku pilnej sprawy przeprowadzenie telekonferencji może być znacznie szybsze niż umówienie spotkania. Kolejną zaletą jest to, że ze względu na dostępność telekonferencja pozwala dużym grupom uczestników czuć się włączonymi w spotkania i podejmowanie decyzji. W razie potrzeby szkoła lub firma mogą szyfrować sygnały, aby zapewnić bezpieczeństwo komunikacji podczas telekonferencji.
Wybierając sprzęt do telekonferencji, weź pod uwagę kilka czynników. Jeśli używasz kamery internetowej, przetestuj ją wcześniej, aby ustalić, czy kamera znajduje się w dopuszczalnej odległości. Przewodowa linia telefoniczna jest najlepsza dla przejrzystości. Jeśli używany jest telefon bezprzewodowy, przygotuj się na zmianę częstotliwości w przypadku zakłóceń podczas telekonferencji.
Telefonów komórkowych i zestawów głośnomówiących należy używać w ostateczności. Telefony komórkowe często napotykają zakłócenia, a głośniki wychwytują szum tła i często wytwarzają echa. Mikrofony są pomocne w redukowaniu szumu tła.
Telekonferencja wymaga szczegółowych zasad etykiety. Każdy uczestnik powinien ogłosić, kiedy zapisuje się na telekonferencję i z niej rezygnuje. Zaangażowani powinni mówić wyraźnie i powoli, unikać monotonnej mowy i opisywać każdy język ciała ważny dla rozmowy. Ze względu na wrażliwość sprzętu telefonicznego uczestnicy powinni unikać zewnętrznych dźwięków, takich jak przekopywanie dokumentów lub stukanie palcami lub ołówkiem.
Z zaangażowanego punktu widzenia pomocne jest używanie nazwisk uczestników podczas spotkania. Często zmieniaj głośnik, aby nie stracić uwagi. Regularnie proś o opinię lub odpowiedź.