Co to jest baza danych przepływu pracy?
Baza danych przepływu pracy to miejsce do tworzenia, korygowania i promowania pracy w systemie. Zwykle służy do zarządzania projektem z wieloma użytkownikami w ramach wspólnego wirtualnego obszaru roboczego lub scentralizowanego narzędzia. Gdy część danych lub dokumentacji jest tworzona i przechodzi przez system programowania i zatwierdzania przed dostarczeniem do klienta, baza danych przepływu pracy może być szczególnie pomocna w zarządzaniu przypisaniem zadań i monitorowaniu terminów na każdym etapie.
Ogólnie rzecz biorąc, baza danych może być miejscem przechowywania informacji. Niezależnie od tego, czy dane stanowią wiele małych informacji łączących się w większym systemie, czy też jest to jedno duże opracowanie wymagające wielu danych wejściowych, baza danych przepływu pracy zapewnia środki do interakcji z danymi. Czasami baza danych jest narzędziem wyłącznie do wyszukiwania informacji, ale gdy jest używana do przepływu pracy, może stać się główną przestrzenią dla firmy lub projektu.
Wykonywanie zadań w bazie danych przepływu pracy często rozpoczyna się od oceny potrzeb projektów, zidentyfikowania potrzebujących dostępu do określonych funkcji i utworzenia rzeczywistej bazy danych. Zazwyczaj wszelkie tradycyjne systemy przepływu pracy w firmie można przenieść na platformę komputerową. Jeśli na przykład na indywidualnym komputerze osobistym utworzono rysunek projektu sprzętu lub oprogramowania, a następnie umieszczono go we wspólnej lokalizacji w sieci firmowej, w bazie danych przepływu pracy można utworzyć ten sam rysunek i umieścić go w obszarze roboczym podobnym do wspólny dysk. Osoby z uprawnieniami do logowania się w tym obszarze mogą przeglądać rysunek lub nim manipulować.
Gdy kawałek danych przepływa przez system w celu dodania i ulepszenia, a często w celu integracji z większym produktem, do przemieszczenia elementu można użyć bazy danych przepływu pracy. Centralny pojemnik lub folder może zawierać nazwy użytkowników, z których każdy musi wykonać zadanie związane z ukończeniem produktu. Po zainicjowaniu danych można je ponownie sprawdzić w głównym obszarze przepływu pracy i przypisać następnej osobie, która ma nad nim pracować. Ta osoba lub dział dokona niezbędnych aktualizacji i zarejestruje dane w celu przypisania do następnego pracownika, który może następnie zatwierdzić dane i umieścić je w innym obszarze bazy danych.
Jako ogólny system baza danych przepływu pracy może być używana do tworzenia pierwszej wersji lub iteracji elementu i może przenosić element aż do procesu zatwierdzania podpisu, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi ukończenia. Spojrzenie na główną strukturę organizacyjną przepływu pracy może pokazać podział podobny do streszczenia dokumentu i przeglądu projektu. Etapy opracowywania, terminy dostaw wewnętrznych i do klientów oraz osoby odpowiedzialne na etapie realizacji często składają się na interfejs strony głównej bazy danych przepływu pracy. Poszczególni użytkownicy otrzymują powiadomienia lub sprawdzają zadania na swoich komputerach, aby odzyskać pracę i wykonać zadania w kierunku wspólnego celu pracy.