Co to jest dokument przepływu pracy?

Przepływ pracy to termin używany do opisania etapów procesu. Termin ten jest używany w każdej organizacji, w której produkt, dokument lub pomysł przemieszcza się między lokalizacjami lub działami. W pewnym sensie przepływ pracy można rozumieć jako przegląd faktycznej pracy wykonywanej w celu doprowadzenia procesu do końca. Dokumentem przepływu pracy jest każdy raport lub analiza opisująca etapy procesu, a także finanse, zasoby i informacje zawarte w takim procesie. Dokument przekazywany przez etapy procesu, taki jak rachunek, roszczenie ubezpieczeniowe lub faktura, może być również uważany za dokument przepływu pracy.

Menedżerowie starający się zoptymalizować operacje mogą generować dokumenty przepływu pracy. Dokumenty te mogą zawierać listę działów i pracowników, przez których projekt przechodzi do końca. Dokumenty mogą również zawierać listy zasobów, materiałów i sprzętu, które są używane na każdym etapie przepływu pracy. Dokument przepływu pracy może również pomóc menedżerowi zrozumieć, które etapy procesu są najbardziej kosztowne.

Dokumenty ilustrujące komponenty i etapy przepływu pracy można wykorzystać do budżetowania. Menedżerowie mogą określić, ile może kosztować wytworzenie produktu, a także zdecydować o działach lub obszarach, które można zmniejszyć. Procesy audytu wewnętrznego mogą również obejmować wykorzystanie dokumentów przepływu pracy. Księgowi zarządzający mogą przedstawiać dane finansowe uzyskane z dokumentu przepływu pracy.

W kontekstach produkcyjnych dokumenty przepływu pracy mogą służyć do optymalizacji procesów produkcyjnych. Na przykład dokument przepływu pracy można utworzyć za pomocą specjalnego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy. Gdy projektant tworzy model i zestawienie materiałów, dokument może zostać automatycznie przesłany do specjalisty odpowiedzialnego za następny etap.

Dokumenty te są również wykorzystywane w społecznościach naukowych. Na przykład specjaliści medyczni mogą generować dokumenty przepływu pracy ilustrujące aktywność mózgu. Można również wygenerować dokument przepływu pracy w celu opisania relacji między użytkownikiem a maszyną.

Kiedy dokument przepływu pracy opisuje element, który przechodzi przez etapy procesu, zwykle odnosi się do płatności lub usługi, które muszą zostać zatwierdzone przez specjalistów w wielu różnych działach. Na przykład, jeśli kierownik działu stwierdzi, że potrzebuje nowych komputerów, może przygotować dokument z listą kosztów. Następnie może przekazać ten dokument w górę łańcucha dowodzenia, aby uzyskać zgodę.

Firmy ubezpieczeniowe używają również dokumentów przepływu pracy. W takich przypadkach roszczenia są zgłaszane przez klientów. Roszczenie może zostać przekazane ubezpieczycielowi. Ubezpieczyciel może następnie przekazać go kierownikowi lub dyrektorowi wykonawczemu, który wykorzystuje badania i analizy wygenerowane przez gwaranta w celu zatwierdzenia stawek.