Co to jest system zarządzania przepływem pracy?
System zarządzania przepływem pracy to system komputerowy, który ma na celu pomoc w tworzeniu, utrzymywaniu i przechowywaniu informacji o częściach przepływu pracy. Celem takiego systemu jest pomoc w tworzeniu raportów i innych przydatnych danych, które mogą usprawnić proces przepływu pracy i poprawić produktywność, podkreślając rzeczy, które mogłyby się poruszać szybciej i obszary, w których można zwiększyć wydajność. Zarządzanie przepływem pracy jest dość nową koncepcją w świecie pracy. Zasadniczo zarządzanie przepływem pracy polega na tym, że zarządzając postępem danych, dokumentów, potencjalnych klientów i innych elementów związanych z pracą, proces pracy można usprawnić, a wszelkie awarie w tym procesie można łatwo udokumentować.
Systemy zarządzania przepływem pracy są używane z wielu powodów w dzisiejszym środowisku biznesowym. Jednym z głównych powodów zwiększonego wykorzystania i przestrzegania systemu zarządzania przepływem pracy jest to, że można go użyć do śledzenia wydajności pracowników. Nagrywając wszystko do systemu zarządzania przepływem pracy, jeśli problem pojawi się później, łatwo jest ustalić, gdzie powstał problem, i podjąć odpowiednie działania. W ten sposób można potwierdzić, że każdy pracownik wykonuje swoją pracę prawidłowo i terminowo; pracownicy mogą również zostać pociągnięci do odpowiedzialności za prace, które nie zostały ukończone w odpowiednim czasie lub zostały wykonane nieprawidłowo.
Innym zastosowaniem systemu zarządzania przepływem pracy jest pomoc w procesie obsługi klienta. Systemy zarządzania przepływem pracy stosowane w tym celu są często nazywane systemami zarządzania relacjami z klientami lub CRM. CRM pomagają w obsłudze klienta, zapewniając pracownikom obsługi klienta dostęp do szczegółowego zapisu wszystkiego, co zostało zrobione, aby pomóc klientowi w złożeniu skargi. Systemy te śledzą także każdy kontakt z klientem, dzięki czemu można znaleźć dowód na to, „kto z kim rozmawiał” w przypadku każdego problemu, który może się pojawić. CRM są również przydatne w marketingu dla klientów w dowolnym momencie, w którym firma stosująca CRM uzna to za stosowne.
Takie systemy mogą również poprawić wydajność i produkcję w środowiskach fabrycznych. Dzięki możliwości śledzenia procesu produkcji od surowca do gotowego produktu za pomocą systemu zarządzania przepływem pracy znacznie łatwiej jest zidentyfikować wąskie gardła w cyklu produkcyjnym. Identyfikacja nieefektywnych procesów powodujących opóźnienia lub nadmierną pracę i koszty może być również łatwiejsza. Korzystanie z systemu zarządzania przepływem pracy może być świetnym sposobem na poprawę wydajności, rozliczalności i relacji z klientami w każdej firmie.