Co to jest uzgadnianie konta?

Niezależnie od tego, czy zarządzasz budżetem domowym za pomocą osobistego konta czekowego, czy pracujesz w dziale księgowym firmy, istnieje prawdopodobieństwo, że większość ludzi będzie regularnie angażować się w uzgadnianie kont. Zasadniczo proces ten wiąże się z upewnieniem się, że ilość płynnych aktywów wykazanych w książeczce czekowej jest identyczna z saldem rachunku pokazanym na wyciągu bankowym na ten sam dzień.

Jednym z pierwszych narzędzi potrzebnych do skutecznego uzgodnienia konta jest dokumentacja każdej transakcji przeprowadzonej w rozważanym okresie. Ludzie powinni przechowywać razem wszystkie odcinki wpłat, zapisy wypłat z bankomatów, płatności elektronicznych, anulowanych czeków i ostatniego zestawu wyciągów bankowych, dopóki nie uzgodnią danego okresu. Możliwość szybkiego sprawdzenia początkowego salda w danym okresie, a następnie rozliczenia każdej transakcji za pomocą dokumentu, przyspieszy proces albo potwierdzenia, że ​​właściciel rachunku i bank zgadzają się, albo pomoże jej szybko wykryć wszelkie rozbieżności.

W przypadku stwierdzenia jakiejkolwiek rozbieżności właściciel konta powinien wykorzystać swoje dokumenty do ustalenia źródła problemu i natychmiast skontaktować się z bankiem. Na przykład może zauważyć, że saldo początkowe dla okresu nie zgadza się z saldem końcowym dla poprzedniego okresu, mimo że wszystko zostało w tym czasie uzgodnione. To znak, że może potrzebować porozmawiać ze swoją instytucją finansową i dowiedzieć się, co się wydarzyło. Możliwe, że jest to prosty błąd, który zostanie naprawiony, gdy tylko zostanie o tym poinformowany bank. Jednak bez uporządkowania dokumentów i uzgodnienia konta rozbieżność może pozostać niezauważona przez wiele miesięcy i może być bardzo trudna do wyśledzenia.

Właściciele kont powinni pamiętać, aby co miesiąc przeznaczyć określoną godzinę na uzgodnienie konta. Odłożenie zadania po prostu utrudni. Choć na początku nie jest to duży problem, ludzie powinni pamiętać, że jeśli jest coś do zbadania, o wiele łatwiej jest przeprowadzić dochodzenie wcześniej niż później. Jest to szczególnie prawdziwe w biznesie, w którym pracownik z autoryzowaną kartą debetową na koncie podróży mógł nie wydać paragonu. Przechodzenie pamięci i uzyskanie kopii paragonu będzie znacznie łatwiejsze, jeśli wydarzenie miało miejsce w ciągu ostatnich dwóch tygodni, a nie dwóch miesięcy temu.