Co to jest zarządzanie asystentem administracyjnym?
Zarządzanie asystentami administracyjnymi to stanowisko, na którym osoba nadzoruje sekretarki i personel administracyjny firmy lub firmy. Alternatywnie może również opisywać rolę indywidualnego asystenta administracyjnego. Pracownicy na tym stanowisku wspierają różnych menedżerów i kadrę kierowniczą w firmach. Działania mogą obejmować odbieranie połączeń telefonicznych i odbieranie wiadomości, pisanie korespondencji i planowanie spotkań dla obsługiwanych specjalistów.
Pracownicy pełniący rolę asystenta administracyjnego zwykle pracują na poziomie nadzorczym i pełnią rolę mentorów asystentów administracyjnych w stosunku do personelu firmy lub firmy. Wymaga to zaplanowania godzin i ról pracy każdego z asystentów. Na przykład, jeśli jeden z asystentów administracyjnych, który wspiera dwóch kierowników w firmie, wyjeżdża na tydzień na urlop, wówczas kierownictwo asystenta administracyjnego jest odpowiedzialne za upewnienie się, że obaj kierownicy mają wsparcie administracyjne.
Oprócz planowania szkolenie jest kolejnym ważnym czynnikiem, który pociąga za sobą zarządzanie asystentami administracyjnymi. Zajęcia, kursy i warsztaty dla asystentów administracyjnych pozwalają menedżerom omawiać ważne tematy, problemy i trendy z asystentami, którzy mogą pomóc im lepiej wykonywać swoją pracę. Obejmuje to badanie możliwości uczenia się i szkolenia, a także planowanie szkolenia i dokonywanie wszelkich dodatkowych ustaleń.
Zatrudnienie to kolejny aspekt zarządzania asystentami administracyjnymi. Gdy trzeba zatrudnić dodatkowych sekretarek lub pracowników administracyjnych, kierownik w tym obszarze publikuje ogłoszenia o pracę, wznawia pola i planuje rozmowy kwalifikacyjne. Kierownik może być również zaangażowany w rozmowę kwalifikacyjną z kandydatami jako wstępny przegląd osób, dla których asystent administracyjny będzie pracował bezpośrednio.
Zarządzanie asystentami administracyjnymi wymaga również, aby kierownik działał jako łącznik między asystentami a osobami, dla których pracują, na wypadek problemów. Mogą wystąpić problemy osobowości, spory i spory między asystentami a ich szefami. Kiedy tak się dzieje, strona zarządzania asystentami administracyjnymi wymaga od menedżera mediacji i pomocy w rozwiązywaniu problemów.
Opis stanowiska asystentów administracyjnych może się różnić. Niektórzy asystenci po prostu odbierają telefony i zarządzają harmonogramem szefa. Inni są bardziej zaangażowani w biznes, niektórzy przedsprzedaż lub kontrola wstępna lub wykonują podobne zadania, które wykonują ich szefowie. Zarządzanie rolą asystenta administracyjnego zamiast zarządzania pulą asystentów administracyjnych wymaga od pracownika dopasowania jego cech, doświadczenia i cech osobowości do obowiązków zawodowych i osoby, dla której będzie pracował.