Co to jest zarządzanie asystentem administracyjnego?
Zarządzanie asystentem administracyjnego jest stanowiskiem pracy, w której osoba nadzoruje sekretarki i personel administracyjny firmy lub firmy. Alternatywnie może również opisywać rolę indywidualnego asystenta administracyjnego. Pracownicy na tym stanowisku zapewniają wsparcie różnym menedżerom i kierownictwu w firmach. Działania mogą obejmować odbieranie połączeń telefonicznych i przyjmowanie wiadomości po pisanie korespondencji i planowania wizyt dla obsługiwanych specjalistów.
Pracownicy w roli zarządzania asystentami administracyjnymi zwykle pracują na poziomie nadzorczym i działają jako mentorzy asystentów administracyjnych w personelu firmy lub firmy. Wymaga to planowania godzin i ról pracy każdego z asystentów. Na przykład, jeśli jeden z asystentów administracyjnych, który obsługuje dwóch kierowników w firmie, odbywa się na wakacje przez tydzień, wówczas osoby z asystentem administracyjnego są odpowiedzialne za upewnienie się, że dwa ExecuTives mają wsparcie administracyjne.
Oprócz planowania szkolenie jest kolejnym ważnym czynnikiem, który pociąga za sobą kierownictwo administracyjne. Zajęcia asystentów, kursów i warsztatów administracyjnych pozwalają menedżerom omówić ważne tematy, problemy i trendy z asystentami, które mogą pomóc im lepiej wykonywać swoją pracę. Obejmuje to badanie możliwości uczenia się i szkolenia, a także planowanie szkolenia i dokonywanie dodatkowych ustaleń.
Zatrudnienie to kolejny aspekt zarządzania asystentem administracyjnego. Gdy trzeba zatrudnić dodatkowych sekretarzy lub personel administracyjny, menedżer w tym obszarze publikuje reklamy pracy, pola wznawia i planuje wywiady. Menedżer może być również zaangażowany w przeprowadzanie wywiadów z kandydatami jako wstępnym ekranem dla osób, dla których asystent administracyjny będzie pracował bezpośrednio.
Zarządzanie asystentami administracyjnymi wymaga równieżKierownik działający jako łącznik między asystentami a osobami, dla których pracują, na wypadek, gdyby pojawiły się problemy. Problemy osobowości, spory i nieporozumienia między asystentami a ich szefami mogą i wystąpić. Kiedy tak się dzieje, strona zarządzania asystentem administracyjnego wymaga od kierownika mediacji i pomocy w rozwiązaniu problemów.
Opis stanowiska asystentów administracyjnych może się różnić. Niektórzy asystenci po prostu odpowiadają na telefony i zarządzają harmonogramem szefa. Inni są bardziej zaangażowani w działalność, niektóre przedsprzedaż lub wstępne scenariusz lub wykonywanie podobnych zadań, które wykonują ich szefowie. Zarządzanie rolą asystenta administracyjnego zamiast zarządzania pulą asystentów administracyjnych wymaga, aby pracownik dopasowywał ich cechy, doświadczenie i cechy osobowości do obowiązków zawodowych i osobą, dla której będą pracować.