Co to jest asystent administracyjny?
Menedżer asystenta administracyjnego nadzoruje pracę asystentów administracyjnych w miejscu pracy. Asystenci administracyjni wykonują różnorodne zadania biurowe, w tym obowiązki recepcjonisty i urzędników. Menedżerowie asystentów administracyjnych nadzorują szkolenie nowych asystentów administracyjnych, przydzielają swoje obowiązki, ustalają harmonogramy pracownicze, zbierają karty pracy pracowników i wykonują różne inne zadania, które zapewniają sprawne funkcjonowanie biur.
Asystenci administracyjni zwykle pracują w dużych biurach w szpitalach, szkołach, kancelariach prawnych i korporacjach. Tego typu operacje na dużą skalę zazwyczaj wymagają kilku asystentów administracyjnych personelu, a ci pracownicy wymagają pewnego nadzoru. Na przykład uniwersytet może mieć jednego lub więcej asystentów administracyjnych na wydział. Menedżerowie asystentów administracyjnych mogą być zobowiązani do nadzorowania grup departamentów lub zarządzania działaniami wszystkich asystentów w kampusie.
Asystent administracyjny może również wykonywać swoje obowiązki online, wirtualnie. Takie podejście jest szczególnie przydatne, gdy firma lub agencja ma biura w wielu lokalizacjach. Wirtualni asystenci administracyjni muszą zazwyczaj biegle posługiwać się komunikacją online, aby móc pracować wydajnie i skutecznie jako pracownicy zdalni.
Ścieżka do stanowiska asystenta kierownika administracyjnego zwykle przebiega jednym z dwóch kursów. Wielu menedżerów asystentów administracyjnych zaczynało jako asystenci administracyjni, sekretarki lub kierownicy biur. W miarę wzrostu firm, dla których pracują, lub stanowisk otwierających się na skutek osłabienia, można je awansować do statusu kierownictwa w uznaniu ich umiejętności organizacyjnych, wydajności i zdolności do nadzorowania innych. Mniej typowa ścieżka do kariery asystenta menedżera administracyjnego jest bardziej usprawniona. Szkoły zawodowe, uczelnie społeczne i niektóre uniwersytety oferują programy specjalnie zaprojektowane w celu nauczania wiedzy i zestawu umiejętności niezbędnych absolwentowi do uzyskania stanowiska asystenta kierownika administracyjnego bez wspinania się po drabinie zatrudnienia.
Aby nadzorować asystentów administracyjnych, czy to na miejscu, czy przez połączenie internetowe lub intranetowe, menedżer asystenta administracyjnego musi dobrze znać obowiązki swoich pracowników. Często obejmują one pisanie na klawiaturze, archiwizowanie, odbieranie telefonów wieloliniowych oraz rozpowszechnianie oficjalnych informacji. Inne obowiązki obejmują zamawianie materiałów eksploatacyjnych, utrzymywanie zapasów oraz konserwację sprzętu biurowego, takiego jak kopiarki i drukarki. Menedżerowie asystentów administracyjnych szkolą i instruują asystentów w zakresie zasad bezpieczeństwa i właściwej etykiety pracownika.
Menedżer asystenta administracyjnego zazwyczaj zarabia więcej niż asystent administracyjny, głównie z powodu dodatkowych obowiązków związanych z pracą. Oprócz zdolności do wykonywania wszystkich funkcji asystenta administracyjnego menedżer musi być w stanie spełnić wymagania i przepisy dotyczące zasobów ludzkich, zbierać i rozpraszać odpowiednie dane, przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne, zatrudniać i zwalniać pracowników oraz tworzyć często złożone harmonogramy pracy i wakacji. Niektórzy asystenci administracyjni działają również jako prywatni sekretarze kierownictwa, a także kierownicy biur.