Co to jest wartość administracyjna?
Wartość administracyjna to ocena znaczenia dokumentacji biznesowej dla codziennych operacji. Rejestry uznane za mające wartość administracyjną są przechowywane w aktach lub regularnie wykorzystywane w prowadzeniu działalności. Ta kategoryzacja dokumentacji biznesowej stanowi podstawę polityki firmy w zakresie przechowywania dokumentów i może mieć konsekwencje prawne w różnych okolicznościach, na przykład w odpowiedzi na wniosek o wykrycie w trakcie postępowania sądowego lub w wyniku kontroli podatkowej.
Dokumenty biznesowe są siłą napędową operacji. Papierową ścieżką transakcji jest sposób, w jaki firma wypełnia zobowiązania rządowe, by udowodnić zgodność z prawem. Przedsiębiorstwa są zobowiązane do udokumentowania sprzedaży w celu uzasadnienia zapłaty podatków dochodowych, a także rejestrów statusu pracowników w celu potwierdzenia kwalifikowalności do pracy i uzasadnienia przepracowanych godzin. Zasady i procedury są zwykle zapisywane w formie papierowej, co stanowi historyczny zapis zmian zasad w czasie.
Wymagania te, wraz z wewnętrznymi potrzebami i standardami branżowymi, oznaczają, że każdy rekord, który firma produkuje, musi być oceniany pod kątem wartości administracyjnej. Firma ustala, czy zapis jest czymś, co należy lub należy przechowywać przez określony czas, czy też można go zniszczyć bez konsekwencji. Większe firmy zazwyczaj ustanawiają zasady przechowywania dokumentów, które pomagają pracownikom określić wartość dokumentów, dzięki czemu rodzaje przechowywanych dokumentów biznesowych są jednolite w całej firmie.
Mniejsze firmy rzadko opracowują formalną politykę przechowywania dokumentów, ale określenie wartości administracyjnej jest nie mniej ważne w środowisku małej firmy. Niewystarczające prowadzenie dokumentacji może wyeliminować każdą firmę. Na przykład firma, która zawiera umowy na usługi, zazwyczaj zapewnia klientowi prawo do kontroli zapisów dotyczących działalności na koncie. Jeśli nie będzie prowadzona odpowiednia dokumentacja administracyjna, klient może wystąpić o zwrot dokonanych płatności. W środowisku sprzedaży detalicznej skuteczna obrona przed poślizgnięciem się i upadkiem może zależeć od pisemnych zasad i procedur, które pracownicy otrzymali w ramach wstępnego szkolenia zawodowego.
Wartość administracyjna odgrywa również rolę w kontekście publicznym dla celów nadzorczych i historycznych. Społeczeństwo zazwyczaj interesuje się codziennymi działaniami urzędników i urzędów państwowych, a niektóre kraje mają przepisy, które uprawniają społeczeństwo do dostępu do rejestrów rządowych, takie jak ustawa o wolności informacji w USA. Ocena wartości administracyjnej często określa, jakie dokumenty należy przechowywać i co można zniszczyć, przestrzegając przepisów prawa. Bez tego nacisku na wartość niektórych dokumentów biznesowych utracono by większość historii transakcji firm, agencji i organizacji.