Co to jest porada?
Nota z poradą jest rodzajem dokumentu biznesowego, który potwierdza, że zamówienie złożone przez klienta zostało faktycznie odebrane i zatwierdzone do wysyłki i jest już w drodze. Czasami określany jako porada wysyłki, celem dokumentu jest poinformowanie klienta o bieżącym stanie zamówienia, a także upewnienie się, że klient wie z wyprzedzeniem, kiedy spodziewać się zamówienia. Po dostarczeniu klientom w formie listu biznesowego dostarczonego pocztą, wiele firm korzysta obecnie z poczty elektronicznej lub podobnych internetowych procesów powiadomień, aby powiadomić klientów, że zamówienie zostało przetworzone i wysłane, i poinformować klienta w przybliżeniu, kiedy zamówienie dotrze do miejsca docelowego.
Porada ma nieco podobny charakter do tak zwanej porady akceptacyjnej. Dokument ten jest często używany w kręgach finansowych w celu potwierdzenia przedłużenia linii kredytowej klientowi przez sprzedawcę lub instytucję finansową, taką jak bank. Choć nieco inny cel, zarówno nota porady, jak i porada akceptacji służą do powiadomienia klienta, że złożone przez niego żądanie zostało zaakceptowane i wkrótce będzie dostępne do użytku tego klienta.
Ilość szczegółów zawartych w nocie ze wskazówkami może się różnić, czasem w zależności od lokalnych zwyczajów, a czasem w zależności od przepisów handlowych obowiązujących w jurysdykcji, w której znajduje się sprzedawca lub dostawca. Większość wersji notatki będzie zawierać odniesienia do numerów zamówień; wszelkie numery zamówień zakupu dostarczone przez klienta; opis obejmujący rodzaj i ilość towarów objętych zamówieniem; a nawet całkowite koszty, w tym wszelkie koszty wysyłki, które są szacowane przez sprzedawcę. Sposób wysyłki, w tym nazwa nadawcy, jest również często częścią szczegółów. Jeśli przesyłka jest częściową realizacją zamówienia klienta, szczegół może również wskazywać, które elementy zostaną wysłane w późniejszym terminie. Gdy szczegóły w nocie ze wskazówkami są dość wyczerpujące, klient może je wykorzystać, aby dopasować je do oryginalnego zamówienia i mieć dobry pomysł, kiedy spodziewać się każdego z elementów związanych z tym zamówieniem.
Ważne jest, aby pamiętać, że nota doradcza nie zastępuje faktycznego listu przewozowego, który towarzyszy przesyłce, ani nie jest dokumentem, który służy jako lista pakowania dla zamówienia. Ten rodzaj dokumentu biznesowego ma charakter wyłącznie informacyjny i służy jako środek do powiadomienia klienta o wysyłce zamówienia, zastosowanej metodzie wysyłki, elementach przesyłki i przewidywanej dacie dostawy. Klienci powinni poczekać, aż zamówienie zostanie odebrane, sprawdzone pod kątem dokładności i ocenione pod kątem ewentualnych uszkodzeń w transporcie, zanim w ogóle będą mogli dokonać płatności.