Co to jest procedura zatwierdzania?
Przepływ pracy zatwierdzania to proces biznesowy, który wymaga zatwierdzenia przez innego pracownika, na przykład kierownika, przed kontynuowaniem lub zakończeniem. Przykładowe przepływy pracy związane z zatwierdzaniem obejmują podpisanie się członka działu prawnego w nowej reklamie przed wydrukowaniem lub wymaganie zgody menedżera na wydatki pracowników przekraczające określoną kwotę. Wiele firm korzysta z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy w celu automatyzacji procesów zatwierdzania.
Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem mogą być tak szczegółowe, jak to konieczne. Kryteria procesu przepływu pracy zatwierdzania mogą obejmować kwoty transakcji, potencjalną wartość sprzedaży oraz rodzaj pracownika obsługującego zadanie. Inne kwestie, które mogą spowodować zatwierdzenie, obejmują czas pracy pracownika w firmie lub charakter wykonywanego zadania. Można również połączyć wiele kryteriów, aby uruchomić zatwierdzenie.
W oprogramowaniu przepływu pracy przepływ pracy zatwierdzania może wywoływać wiele alertów. Osoba, która musi wyrazić zgodę, może otrzymać wiadomość e-mail, SMS, wyskakujące ostrzeżenie lub wiadomość w samym oprogramowaniu. Zadanie lub dokument wymagający zatwierdzenia mogą zostać zamrożone do czasu zatwierdzenia lub mogą pozostać dostępne do edycji przez inne osoby. Osoba zatwierdzająca może zatwierdzić żądanie, odrzucić je lub przekazać je innemu pracownikowi. W niektórych systemach jeden przepływ pracy zatwierdzania może wymagać wielu zatwierdzeń. Na przykład, gdy menedżer zatwierdzi umowę, może wtedy wymagać zgody pełnomocnika firmy.
Budując przepływ pracy zatwierdzania, należy wziąć pod uwagę wiele ewentualności. Na przykład zatwierdzenia powinny mieć terminy, po których wniosek o zatwierdzenie jest przekazywany innemu potencjalnemu zatwierdzającemu. Terminy powinny uwzględniać priorytet zadania i inne powiązane terminy. Na przykład, jeśli grafika musi być w drukarce do piątku, aby być gotowym na nadchodzące targi, pełny proces zatwierdzania związany z tą grafiką musi zostać zakończony do piątku. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy powinno także pamiętać o wakacjach i zwolnieniach osób zatwierdzających, aby prośby o zatwierdzenie nie zostały opóźnione.
Przepływ pracy zatwierdzania może stanowić wartość dodaną do istniejącego przepływu pracy kreacji lub firmy. Może tworzyć spójność, zawsze wymagając aprobaty, gdy spełnione są określone warunki, zamiast polegać na ludzkiej pamięci, aby pamiętać, kiedy i od kogo szukać aprobaty. Proces zatwierdzania może również zagwarantować, że nowi niedoświadczeni pracownicy nie popełnią pewnych kosztownych błędów. Pomoże to zapewnić, że pozbawieni skrupułów pracownicy nie będą w stanie przetworzyć fałszywej sprzedaży ani ominąć ustalonych procedur.