Co to jest system zarządzania aktywami?
System zarządzania aktywami to zestaw procedur stosowanych do zarządzania wszystkimi aktywami firmy lub osoby fizycznej. Aktywa te mogą obejmować zarówno zasoby fizyczne, jak i cyfrowe. System zarządzania aktywami musi zarządzać i utrzymywać szczegóły każdego składnika aktywów, w tym ich wybór, konserwację, kontrolę, ochronę i odnowienie. Systemy te są najbardziej przydatne, gdy firma ma aktywa, które mają krótki okres użytkowania i które tracą na wartości przez cały okres użytkowania aktywów.
System może być systemem fizycznym, w którym zasoby są śledzone za pomocą szeregu procesów i dokumentowane ręcznie. System może być umieszczony w oprogramowaniu, które elektronicznie śledzi wszystkie aktywa firmy. System oprogramowania do zarządzania aktywami pozwala firmie śledzić i raportować wszystkie aktywa firmy z jednej lokalizacji, zamiast zbierać informacje z wielu lokalizacji.
System zarządzania aktywami prowadzi rejestr każdego z aktywów wprowadzonych do systemu przez firmę. System zarządzania zasobami może przechowywać informacje dotyczące harmonogramów obsługi zasobów, zapisów konserwacji, bieżącej wartości zasobu i harmonogramu wymiany zasobu. W pakiecie oprogramowania można ustawić określone raporty lub wyzwalacze, aby pomóc w utrzymaniu regularnych cykli konserwacji i wymiany.
System zarządzania aktywami jest tak dobry, jak informacje w nim zawarte. Konieczne jest, aby firma umieściła w systemie dobre informacje o swoich aktywach. Informacje te powinny być również regularnie aktualizowane i aktualizowane przy każdej zmianie aktywów spółki. Jeśli informacje nie będą właściwie przechowywane, firma nie będzie miała dobrej wartości dla swoich aktywów biznesowych w księgach.
Zarządzanie informacjami o zasobach cyfrowych w systemie zarządzania aktywami pomoże firmie w przypadku audytu, katastrofy lub procesu sądowego. Jeśli system zarządzania zasobami zawiera nie tylko informacje dotyczące konkretnego komputera, ale także oprogramowanie zainstalowane na tym komputerze, to podczas każdego procesu wykrywania firma będzie znacznie łatwiej odpowiadać na określone żądania. W przypadku katastrofy, takiej jak pożar lub awaria komputera, firma będzie w stanie znacznie szybciej wymienić komputer dla konkretnego pracownika z dokładnymi informacjami o zasobach.
Wybór pomiędzy fizycznym lub opartym na oprogramowaniu systemem zarządzania aktywami musi zostać dokonany przez każdą firmę lub osobę posiadającą aktywa. Ogólnie rzecz biorąc, im więcej zasobów trzeba zarządzać, tym bardziej prawdopodobne jest, że wybierzesz system cyfrowy. Dobry system zarządzania zasobami fizycznymi, który może być utrzymywany przez każdą lokalizację, może jednak okazać się lepszy dla niektórych firm.