Co to jest system kontroli?
System kontroli zwykle jest programem komputerowym zaprojektowanym w celu pomocy w zakończeniu procedur kontroli. Tego typu oprogramowanie kupują firmy księgowe, audytorzy i działy audytu wewnętrznego. Podstawowym celem systemu kontroli jest zebranie danych, wykonanie losowej próbki danych dla każdej procedury audytu, śledzenie działań i pomoc w tworzeniu raportu końcowego. Dostępna jest szeroka gama systemów kontroli, od małych systemów zaprojektowanych dla średnich przedsiębiorstw po systemy dużych przedsiębiorstw do użytku przez organizacje międzynarodowe.
Aby pracować z systemem audytu, wymagane jest szkolenie w zakresie rachunkowości i audytu. Chociaż rodzaj audytu może się różnić, system audytu jest najczęściej stosowany do audytów finansowych lub regulacyjnych. W tego rodzaju audycie ogromne ilości danych są przesyłane do systemu i wykorzystywane do stworzenia serii testów. Dla wielu audytorów konieczne jest dodatkowe szkolenie w systemie kontroli. Można tego dokonać poprzez szereg kursów, przeglądając dokumentację użytkownika lub seminaria.
Aby mieć skuteczny i niezawodny system audytu, oprogramowanie musi być zainstalowane w niezależnie utrzymywanej sieci komputerowej, z zapewnionym ścisłym bezpieczeństwem dostępu do systemu. Dane z systemu transakcyjnego są przesyłane w ramach bezpiecznego procesu, aby zapewnić, że żadne informacje nie zostaną zmienione. W wielu dużych firmach program ten jest uruchamiany zgodnie z harmonogramem.
Podstawowym zadaniem systemu kontroli jest zdefiniowanie zestawu danych dla konkretnego testu kontroli i kompletny wybór danych losowych. Kryteria wyboru danych są ustalane przez audytora, a sam program wykorzystuje różne zapytania i metody statystyczne, aby zapewnić, że wybór jest naprawdę losowy. Sam ten proces oszczędza znaczną ilość czasu i wysiłku podczas audytu.
Ponieważ audytor pracuje nad planem audytu, musi zaktualizować plan projektu o wymagany czas i ukończone prace. System audytu może automatycznie śledzić i utrzymywać te informacje. Kierownikowi kontroli przekazuje się raport z listą czasu poświęconego na audyt, wykonaną pracę i nazwisko audytora. Ten typ raportu jest wymagany w każdym audycie i jest bardzo pomocny.
W systemie kontroli dostępny jest szeroki zakres raportów i opcji wyników. Narzędzia te zostały zaprojektowane, aby pomóc w przygotowaniu końcowego raportu z audytu, który jest wymagany do każdego audytu. Kompilacja testów kontrolnych, dowodów i wniosków to ogromna oszczędność czasu.