Co to jest biuro elektroniczne?
Znany również jako E-Office, biuro elektroniczne to termin, który odnosi się do każdego środowiska biurowego, które wykorzystają technologię komputerową do działania. Termin ten został po raz pierwszy wymyślony w połowie XX wieku i zaczął powszechnie stosować w ciągu dekady lat 80. XX wieku, ponieważ więcej środowisk biurowych wydawanych z metodami ręcznymi i zaczęło polegać bardziej na kombinacji komputerów stacjonarnych, komputerów mainframe i serwerów w celu zarządzania wieloma zadaniami związanymi z pracą. Obecnie biuro elektroniczne jest częściej zrównoważone z biurem wirtualnym, które obejmuje korzystanie z technologii bezprzewodowej, aby umożliwić ludziom pracę z praktycznie w dowolnym miejscu z odpowiednim typem laptopa lub notebooka oraz niezawodne połączenie bezprzewodowe.
Jedną z podstawowych korzyści biura elektronicznego jest możliwość mniej polegania na dokumentach kopiowania w celu zarządzania różnymi zadaniami biznesowymi. Na przykład profesjonalista rachunkowości lub rozliczeniKopiuj książki księgowe, wykorzystując oprogramowanie księgowe do zamówień rachunków, tworzyć faktury, a nawet po płatności otrzymane na zaległych faktur. W podobny sposób sprzedawca może skorzystać z korzystania z biura elektronicznego, wykorzystując bazę danych sprzedaży, zamiast utrzymywać papierowe pliki na każdym potencjalnym klienta i kliencie. Nawet wiele zadań biurowych, takich jak pisanie listów lub przygotowywanie prezentacji, można teraz wykonywać elektronicznie, co dodatkowo zmniejszając zużycie papieru, jednocześnie ułatwiając utrzymanie danych zorganizowanych i łatwych do odzyskania.
Wraz ze zmniejszeniem zużycia papieru związanego z wykonywaniem różnych zadań, elektroniczne środowisko biurowe zapewnia również wyższy poziom bezpieczeństwa. Użytkownicy mogą chronić hasło różne dokumenty, ograniczyć dostęp do baz danych za pomocą kod pasów, a nawet zablokować dostęp do plików umieszczonych w pewnym zdalnym rozwiązaniu do przechowywania danych poprzez szyfrowanie dostępu w niektórych mAnner. Chociaż nie jest to niezawodne, ten poziom bezpieczeństwa jest zwykle uważany za poprawę w stosunku do zamkniętych szaf, sejfów i sklepień, które były powszechnie stosowane przed nadejściem komputera stacjonarnego.
Chociaż biuro elektroniczne nie wyeliminowało użycia papieru w środowisku biznesowym, odpowiedzialne korzystanie z programów i sieci firm znacznie zmniejsza potrzebę utrzymywania dokumentów kopiowania. Ponieważ dokumenty mogą być wydrukowane, gdy i w razie potrzeby przestrzeń wymagana do skonfigurowania biura elektronicznego jest znacznie mniejsza, co jest szczególnie ważne, gdy przestrzeń jest najwyższej jakości. W niektórych branżach korzystanie z biura wirtualnego umożliwiło umożliwienie pracownikom pracy zdalnej, a nie w centralnej lokalizacji, co może znacznie obniżyć koszty operacyjne.