Co to jest biuro elektroniczne?
Biuro elektroniczne, znane również jako e-biuro, to termin odnoszący się do dowolnego środowiska biurowego, które w znacznym stopniu wykorzystuje technologię komputerową do działania. Termin ten został ukuty po raz pierwszy w połowie XX wieku i zaczął być powszechnie stosowany w dekadzie lat 80. XX wieku, gdy więcej środowisk biurowych zrezygnowano z ręcznych metod i zaczęto w większym stopniu opierać się na kombinacji komputerów stacjonarnych, komputerów mainframe i serwerów zarządzać wieloma zadaniami związanymi z pracą. Dziś biuro elektroniczne jest bardziej utożsamiane z biurem wirtualnym, które polega na wykorzystaniu technologii bezprzewodowej, aby umożliwić ludziom pracę z praktycznie dowolnego miejsca przy użyciu odpowiedniego typu laptopa lub laptopa i niezawodnego połączenia bezprzewodowego.
Jedną z głównych zalet biura elektronicznego jest możliwość polegania w mniejszym stopniu na papierowych dokumentach do zarządzania różnymi zadaniami biznesowymi. Na przykład specjalista ds. Księgowości lub fakturowania mógłby znacznie ograniczyć wykorzystanie tradycyjnych książek rachunkowych w formie papierowej, wykorzystując oprogramowanie księgowe do wystawiania rachunków, tworzenia faktur, a nawet księgowania płatności otrzymanych za zaległe faktury. W podobny sposób sprzedawca może skorzystać z korzystania z biura elektronicznego, wykorzystując bazę danych sprzedaży zamiast utrzymywać pliki papierowe dla każdego potencjalnego klienta i klienta. Nawet wiele zadań biurowych, takich jak pisanie listów lub przygotowywanie prezentacji, można teraz wykonywać elektronicznie, co dodatkowo zmniejsza zużycie papieru, a także ułatwia porządkowanie danych i ich wyszukiwanie.
Oprócz zmniejszenia zużycia papieru związanego z wykonywaniem różnych zadań, elektroniczne środowisko biurowe zapewnia również wyższy poziom bezpieczeństwa. Użytkownicy mogą zabezpieczyć hasłem różne dokumenty, ograniczyć dostęp do baz danych za pomocą kodów dostępu, a nawet zablokować dostęp do plików umieszczonych w niektórych rozwiązaniach do zdalnego przechowywania danych poprzez szyfrowanie dostępu w pewien sposób. Choć nie jest niezawodny, ten poziom bezpieczeństwa jest zwykle uważany za ulepszenie w stosunku do użycia zamkniętych szafek na dokumenty, sejfów i skarbców, które były powszechnie stosowane przed pojawieniem się komputera stacjonarnego.
Chociaż biuro elektroniczne nie wyeliminowało użycia papieru w środowisku biznesowym, odpowiedzialne korzystanie z programów i sieci firmowych znacznie zmniejsza potrzebę utrzymywania papierowych dokumentów. Ponieważ dokumenty można drukować w razie potrzeby i w razie potrzeby, przestrzeń wymagana do założenia biura elektronicznego jest znacznie mniejsza, co jest szczególnie ważne, gdy jest mało miejsca. W niektórych branżach korzystanie z wirtualnego biura umożliwiło pracownikom pracę zdalną zamiast w centralnej lokalizacji, co może znacznie obniżyć koszty operacyjne.